視頻會議系統是通過網絡傳輸，運用編解碼技術把數據經過壓縮后進行傳輸，然后在終端進行解碼、顯示的實時系統，因此視頻會議系統能在千里之外通過網絡傳輸實現實時的遠程溝通。由于視頻會議系統能充分節(jié)省傳統會議所帶來的差旅費用，因此在國家提倡構建節(jié)約型社會的新時期中，視頻會議系統已經成為遠程溝通交流的新常態(tài)。視頻會議系統主要通過幾個方面來實現遠程的溝通交流。

1、實時高清晰的音視頻傳輸

視頻會議系統主要是通過網絡傳輸技術對實時的音視頻數據進行壓縮，然后通過終端的解壓、顯示還原原始的音視頻數據。隨著硬件技術的不斷發(fā)展，網絡視頻會議系統所支持的視頻分辨率越來越高，視頻會議傳輸的視頻質量越來越高，高清的視頻會議系統已經成為主流趨勢。通過視頻會議系統的實時高質量的音視頻傳輸，我們可以在千里之外進行實時的面對面交流和溝通，而其效果不亞于傳統的會議，并能給單位節(jié)省相應的差旅費用。

2、豐富的協同數據共享

視頻會議系統除了能實現音視頻實時交流外，還具有豐富的協同數據共享功能，如電子白板、文檔共享、屏幕共享、程序共享等。這些格外的共享功能可以實現傳統的黑板操作、協同文檔共享等，因此使用視頻會議進行遠程會議溝通效果會更，比傳統的會議更具協同共享優(yōu)勢。

3、靈活的會議機制

視頻會議系統具有較為靈活的會議機制，可以通過后臺進行會議的預約，通過短信進行會議通知等，通過這些靈活的會議機制，我們可以隨時隨地接收會議信息，并隨時能參加相應的遠程溝通和會議。

4、個性化的數據定制

視頻會議系統除了能進行實時的音、視頻、數據的溝通交流外，還可以和我們日常所用的系統進行無縫連接，我們可以在單位的oa系統上直接打開視頻會議系統，或者在我們的ERP系統中實現遠程會議溝通，這些都可以通過視頻會議系統的個性化數據定制來實現。

5、多終端互聯互通

隨著移動終端的硬件不斷發(fā)展，視頻會議系統在移動終端上也能實現，通過移動終端進行遠程會議不僅能解決傳統視頻會議需要固定的地點的問題，而且還能進一步節(jié)省相應的終端費用。隨著手機、平板的視頻會議軟終端的出現，為隨時隨地進行視頻會議提供了相應的硬件支持。