公司搬遷前做好人員安排需綜合考慮部門協作、員工需求及搬遷效率，以下是具體建議：

一、成立搬遷專項小組

職責：統(tǒng)籌規(guī)劃搬遷事宜，協調各部門及外部資源，確保流程順暢。

人員構成：

負責人：由管理層擔任，決策、對接高層及外部機構（如搬家公司、物業(yè)）。

各部門聯絡人：每個部門指定 1-2 名員工，負責本部門具體事務（如物資整理、人員溝通）。

后勤 / 行政人員：負責場地勘察、物資采購、路線規(guī)劃、費用預算等。

IT / 技術人員：提前規(guī)劃辦公設備（如服務器、網絡設備）的拆卸、遷移和調試，避免業(yè)務中斷。

二、制定人員分工與時間表

1. 明確分工

角色 具體任務

部門負責人 確認本部門搬遷需求（如特殊設備搬運、辦公區(qū)域布局），協調員工進度，確保業(yè)務銜接。

聯絡人 統(tǒng)計本部門物資清單、員工搬遷意向（如是否需要通勤支持），收集問題并反饋給專項小組。

后勤組 安排搬家公司、車輛調度、新址辦公區(qū)域分配（如工位、會議室、儲物間），張貼指引標識。

IT 組 提前備份數據，標記設備歸屬，規(guī)劃新址網絡布線、電源接口，確保搬遷后系統(tǒng)及時恢復。

員工 整理個人物品，標記打包箱（注明姓名、部門、物品清單），配合部門完成資產盤點。

2. 時間表示例

階段 時間節(jié)點 核心工作

籌備期 搬遷前 4-6 周 召開動員大會，發(fā)布搬遷通知；完成新址裝修驗收、辦公家具采購；簽訂搬家合同。

執(zhí)行期 搬遷前 1-2 周 各部門打包物資，IT 組拆除設備；按部門順序分批搬遷（如先搬行政部門，再搬業(yè)務部門）。

過渡期 搬遷后 1 周內 設備調試、網絡接通；組織員工熟悉新址環(huán)境（如通道、茶水間位置）；處理遺留問題。

三、員工溝通與關懷

1. 提前溝通需求

問卷調查：通過問卷了解員工對搬遷的顧慮（如通勤時間增加、新址設施不足等），針對性解決問題（如提供通勤補貼、調整考勤時間）。

一對一溝通：對關鍵崗位員工或家庭住址較遠的員工，單獨溝通安撫，避免因搬遷導致人才流失。

2. 透明化信息同步

發(fā)布搬遷手冊：包含新址交通路線（地鐵 / 公交 / 停車指引）、樓層平面圖、緊急聯絡人信息、搬遷當日流程等。

定期通報進展：通過郵件、企業(yè)微信等渠道更新搬遷進度，解答員工疑問，減少不確定性帶來的焦慮。

3. 人文關懷措施

通勤支持：短期內提供班車接送，或報銷部分交通費用；協助員工在新址附近尋找租房。

臨時過渡安排：若搬遷后部分設施未完善（如食堂未開放），可提供餐補或臨時就餐解決方案。

團隊建設活動：搬遷后組織新址開放日、聚餐或趣味運動會，幫助員工快速適應新環(huán)境，增強歸屬感。

四、特殊崗位與業(yè)務銜接

1. 關鍵崗位保障

核心業(yè)務部門（如銷售、客服）：優(yōu)先搬遷或安排臨時辦公點，確保業(yè)務不中斷。

IT / 技術團隊：提前入駐新址完成網絡、服務器調試，搬遷期間安排人員現場值守，應對突發(fā)技術問題。

財務 / 檔案管理：重要文件、印章、現金等由專人負責押運，確保。

2. 業(yè)務交接規(guī)劃

跨部門協作清單：明確各部門搬遷期間的業(yè)務對接人，避免因人員分散導致工作脫節(jié)。

應急預案：針對可能延遲的環(huán)節(jié)（如設備故障、交通堵塞），制定備選方案（如臨時借用備用設備、調整搬遷順序）。

五、風險預判與應對

人員效率下降：搬遷前后 1-2 周可能出現員工注意力分散，可適當調整工作節(jié)奏，優(yōu)先處理緊急任務。

員工抵觸情緒：通過溝通了解訴求，對合理意見及時反饋并調整方案，避免強制安排引發(fā)不滿。

問題：搬遷過程中提醒員工注意財物，搬運 heavy equipment 時安排專業(yè)人員操作，防止工傷。

六、搬遷后復盤

搬遷完成后，組織專項小組和員工代表召開總結會，收集反饋意見，評估人員安排的有效性，為未來類似項目積累經驗。例如：

哪些部門的協作流程需要優(yōu)化？

員工關懷措施是否足夠？

突發(fā)問題的應對是否及時？

通過系統(tǒng)化的人員安排，既能降低搬遷對日常運營的影響，也能提升團隊凝聚力，確保公司順利過渡到新環(huán)境。