裝盒是指將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。將歸檔文件裝入檔案盒時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按檔號順序裝入,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致。檔案利用完畢后也必須準(zhǔn)確歸位。需要注意的是:不同類目的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒,如不同年度的歸檔文件不應(yīng)同盒;不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)同盒。同一事由的歸檔文件,不要求必須同盒,只須按排列的先后順序依次裝盒,裝滿一盒,再順次裝入下一盒。另外,檔案盒內(nèi)的文件數(shù)量應(yīng)盡量做到厚度適宜,裝盒飽滿,避免長期放置造成紙張彎曲受損。
填寫檔案盒封面、盒脊要注意的是,檔案盒封面應(yīng)使用全稱或通用簡稱標(biāo)明全宗名稱,盒脊處應(yīng)填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號和盒號。起止件號填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格。盒號一般填寫檔案盒上架排列后的順序號,移交進(jìn)館前可先用黑色鉛筆編寫盒號,進(jìn)館時(shí)再按進(jìn)館要求進(jìn)行修改。
檔案盒內(nèi)應(yīng)放置備考表,置于每盒內(nèi)的所有歸檔文件之后。填寫備考表的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。填寫時(shí)應(yīng)注意的是:
1、盒內(nèi)文件情況說明:包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等,如歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。另外,歸檔文件目錄備注項(xiàng)中填寫不下的內(nèi)容,可在此加以詳細(xì)說明。
2、整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
3、整理日期:歸檔文件整理完畢的日期。
4、檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件質(zhì)量的人員簽名或簽章。一般由檔案工作主管部門的負(fù)責(zé)人填寫。
5、檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。