鋼制文件柜現(xiàn)在的使用是較多的，不管是在一些公共場(chǎng)所還是企業(yè)單位等等，都會(huì)使用感知文件柜，因?yàn)殇撝莆募竦膬?chǔ)存能力強(qiáng)，并且質(zhì)量也不錯(cuò)，另外主要原因還是大眾有需求，現(xiàn)在鋼制文件柜比較常用的地方就是學(xué)校辦公室，還有醫(yī)院以及一切有需求的公司單位等，我們都知道辦公環(huán)境是很重要的，臟亂差的話(huà)就會(huì)影響到人的心情，從而導(dǎo)致影響工作效率 ，但是有了鋼制文件柜的使用之后就會(huì)不一樣，那么很多人就會(huì)好奇鋼制文件柜如何合理利用能提升辦公效率呢？下面就一起來(lái)看看吧！

1、鋼制文件柜的使用位置

要想方便使用，鋼制文件柜的使用位置是很重要的，一般在辦公室使用的時(shí)候需要在不耽誤員工走動(dòng)，以及辦公使用存取方便的位置來(lái)進(jìn)行使用，不能夠在擁擠比較難以開(kāi)關(guān)的位置上使用，這樣一來(lái)會(huì)比較麻煩。

2、文件的擺放次序

在使用鋼制文件柜的時(shí)候文件的擺放次序也是很重要的，清晰且有序的擺放更利于工作，所以鋼制文件柜中的文件要能夠按年度和活動(dòng)內(nèi)容擺放次序儲(chǔ)存。同一活動(dòng)事情的文件相對(duì)會(huì)集，并以文件構(gòu)成時(shí)間先后，并統(tǒng)籌文件的重要程度等要素進(jìn)行擺放。

3、文件盒的裝訂

現(xiàn)在為了更加方便，就會(huì)將同一項(xiàng)目的文件進(jìn)行裝訂弄成文件盒，要想使用方便快捷率，我們就需要將文件進(jìn)行裝訂，但是要注意裝訂應(yīng)遵從原件在前，復(fù)件在后;正文在前，復(fù)件在后，定稿在前，每次修改稿在后。

4、文件盒編號(hào)

編號(hào)是很重要的，因?yàn)檫@樣更加的清晰，清楚，在使用的時(shí)候就直接找編號(hào)就好，不用再一個(gè)一個(gè)的翻找，這樣一來(lái)效率就會(huì)提升好多，所以鋼制文件柜的文件盒要進(jìn)行必要的編號(hào)，按一個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)準(zhǔn)則寫(xiě)。能夠選用中文4位數(shù)編號(hào)，如0102，前兩位01代表文件柜的編號(hào)，后兩位是文件的實(shí)踐編號(hào)，若01號(hào)文件柜有8個(gè)文件，從0101到0108進(jìn)行編號(hào)，02號(hào)文件柜持續(xù)前次的編號(hào)。

5、使用者操作

需要使用文件的員工，在找到文件之后使用完畢之后，應(yīng)該找到正確的位置歸還，這樣一來(lái)不會(huì)影響其他人的使用，另外如果文件有所變動(dòng)也應(yīng)該告知其他使用者，讓大家了解情況，以防止出錯(cuò)。

6、注意管理

另外鋼制文件柜在使用的時(shí)候要想提率，管理工作真的是很重要的，如果管理不好，那么在使用的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，所以管理人員不但要將文件進(jìn)行整理，還要注意大家的使用情況，對(duì)于一些錯(cuò)誤的擺放還有文件的變動(dòng)，及時(shí)地進(jìn)行處理，要注意在工作交接本上做好記載，便利次日值班人員了解情況，這樣一來(lái)在使用的時(shí)候大家的工作效率才會(huì)更高。