歸檔文件的整理原則，可概括為“遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（計(jì)劃與總結(jié)，安排與匯報，關(guān)于干部任免、工資、退休的，通知，思想工作，關(guān)于教育，文化、宣傳品質(zhì)，關(guān)于經(jīng)濟(jì)的，關(guān)于生產(chǎn)的，關(guān)于農(nóng)業(yè)工作的），區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。與傳統(tǒng)立卷原則相比較，兩者是基本規(guī)律客觀存在的。文件整理歸檔的目的，是將機(jī)關(guān)職能活動中形成的，能反映出機(jī)關(guān)基本活動面貌的文件材料保存下來，以便今后和歷史研究查考。因?yàn)闂l件的變化，具體整理方法可以不同，但都必須遵循歸檔文件整理的基本規(guī)律，才能達(dá)到便于保管和利用的共同目的。

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

文件的形成不是任意的，而是伴隨著各機(jī)關(guān)，團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生的，有其自身規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間自然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系職能反映出機(jī)關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（一個會議形成的文件材料就是有機(jī)聯(lián)系的整體，歸檔時應(yīng)該按期限放在一起，批復(fù)與請示應(yīng)該放在一起，裝在一個盒內(nèi)）。

2、區(qū)分不同價值

不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。對于保存價值大，保管期限長的文件，重點(diǎn)整理和保管；對保存價值小，保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待（這次全市文書立卷改革工作考慮到這因素，保存的用硬紙盒，長期的則用軟紙盒，短期的用卷皮裝訂）；對無保存價值的，不須歸檔的文件，則可以銷毀。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便（例：一個會議的形成文件材料，雖然他們之間有機(jī)聯(lián)系，但必須區(qū)分不同價值，會議、通知、日程表，領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告等屬于保存，會議上的紀(jì)錄、簡報、交流材料、典型材料屬于長期保存，會議的小組記錄，事務(wù)性文件屬于短期保存）。

3、便于保管利用

這是歸檔文件整理基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是終目的。從根本上說，二者是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠(yuǎn)看，特別是對檔案移交進(jìn)館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。