在大型會(huì)議的進(jìn)行期間，會(huì)議組織者的工作能力將經(jīng)受?chē)?yán)格的考驗(yàn)。秘書(shū)必須要仔細(xì)檢查，才能保證自己良好地執(zhí)行所有為會(huì)議而制定的周密計(jì)劃。

在大型會(huì)議進(jìn)行期間主要有以下工作：

(1)接待會(huì)議來(lái)賓。

作為比較正式的大型會(huì)議，與會(huì)者中往往有一些重要的來(lái)賓出席，迎接會(huì)議成員或來(lái)賓是會(huì)議組織中表達(dá)良好意愿的重要表現(xiàn)。接待來(lái)賓不僅于在會(huì)議入口處簽到，還需要將一些客人迎人休息室，并熱情地將賓客做相互介紹，陪同他們一起進(jìn)入會(huì)議室。如果賓客眾多，可以先引導(dǎo)進(jìn)入衣帽間。再引導(dǎo)至簽到處，后陪同進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

(2)與會(huì)者簽到。了解與會(huì)者到會(huì)的情況，除了報(bào)到時(shí)進(jìn)行報(bào)到登記外。在正式開(kāi)會(huì)時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)往往還要進(jìn)行一次簽到。這樣可以了解與會(huì)者是否 真正到了會(huì)。特別是有些重要的法定性的會(huì)議，需要達(dá)到一定人數(shù)，會(huì)議的表決才有效時(shí)，簽到就尤其顯得重要了。簽到的方法有電子簽到和手工簽到兩種。

(3)會(huì)議期間的協(xié)調(diào)工作

會(huì)議正式開(kāi)始后，會(huì)議的主體是會(huì)議主席和與會(huì)者，但秘書(shū)作為會(huì)議的組織者還要做很多的協(xié)調(diào)工作。這些工作有：

①為大會(huì)的負(fù)責(zé)人、會(huì)議主持人或其他與會(huì)者處理他們提出的特殊要求。

②為會(huì)議的錄音、錄像工作做好技術(shù)保障。

③根據(jù)報(bào)到表印發(fā)與會(huì)者的通信錄。

④收集大會(huì)的新聞消息并打印成簡(jiǎn)報(bào)，并將簡(jiǎn)報(bào)分發(fā)給與會(huì)者。

⑤復(fù)印會(huì)議文件資料。