在大型會議的進行期間，會議組織者的工作能力將經受嚴格的考驗。秘書必須要仔細檢查，才能保證自己良好地執(zhí)行所有為會議而制定的周密計劃。

在大型會議進行期間主要有以下工作：

(1)接待會議來賓。

作為比較正式的大型會議，與會者中往往有一些重要的來賓出席，迎接會議成員或來賓是會議組織中表達良好意愿的重要表現(xiàn)。接待來賓不僅于在會議入口處簽到，還需要將一些客人迎人休息室，并熱情地將賓客做相互介紹，陪同他們一起進入會議室。如果賓客眾多，可以先引導進入衣帽間。再引導至簽到處，后陪同進入會場。

(2)與會者簽到。了解與會者到會的情況，除了報到時進行報到登記外。在正式開會時進入會場時往往還要進行一次簽到。這樣可以了解與會者是否 真正到了會。特別是有些重要的法定性的會議，需要達到一定人數(shù)，會議的表決才有效時，簽到就尤其顯得重要了。簽到的方法有電子簽到和手工簽到兩種。

(3)會議期間的協(xié)調工作

會議正式開始后，會議的主體是會議主席和與會者，但秘書作為會議的組織者還要做很多的協(xié)調工作。這些工作有：

①為大會的負責人、會議主持人或其他與會者處理他們提出的特殊要求。

②為會議的錄音、錄像工作做好技術保障。

③根據(jù)報到表印發(fā)與會者的通信錄。

④收集大會的新聞消息并打印成簡報，并將簡報分發(fā)給與會者。

⑤復印會議文件資料。