一般而言，找到合適的會議策劃承辦商后，并不意味著作為會議執(zhí)行者的您沒有什么可以做的，要想使會議能順利進行，還需要主辦方對許多細節(jié)工作進行深入的把握：

1、會議開始前，全局性的整體規(guī)劃還是必須由您來做，制定會議進程“時間表”；

2、一般情況下，會議將于何時何地召開，何時召開，以及會議在何處召開，并確認每個單位的代表。如果會議形式比較嚴肅，除了電話聯(lián)系外，還需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并得到明確答復(如書面文件或通知單、邀請函需要特殊制作，還必須與印刷商協(xié)商處理)。?

3、取得會議承辦方出具的可提供服務項目表，并根據(jù)需要與會議承辦方簽訂有關協(xié)議、合同，以法律手段保護其合法權益。

4、你必須自行擬定會議日程、會議演講稿及相關報告內(nèi)容，如會議內(nèi)容并非內(nèi)部機密，亦可向會議承辦方提出申請，請其協(xié)助擬定。

5、在有會議承辦方協(xié)助聯(lián)系酒店、機場、餐館、廣告公司、印刷商、車隊等單位時，根據(jù)“日程安排”及時進行查詢，落實計劃進度。

6、在會議開始時，要認真登記，做好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)材料，同時可以結(jié)識新朋友，加深與老朋友的關系。會議代表如需交納會務費，則須另負責收取。在會議結(jié)束后，將會議承辦方的準確人數(shù)、房間數(shù)及時通知會議承辦方，并與賓館協(xié)商多出或少出房間的問題，避免賓館和您不必要的麻煩。在正式會議開始前，檢查場地布置情況(燈光、音響、場地布置、綠化和特殊設備)，確保場地整潔。與會議承辦方協(xié)商確定合理的就餐時間、叫醒時間、會議時間。

7.在會議期間做好協(xié)調(diào)工作。

8.根據(jù)公司及本次會議的總體目標，制定財務預算，一般先預付50%的預付款，剩余的預付款在會議結(jié)束時一并支付。

9.會議結(jié)束后，根據(jù)實際情況制作本次會議的總結(jié)報告書，備案。