一、 總 設(shè)

（一）、歸檔文件

廣義上的歸檔文件是一個(gè)泛指性概念，包括機(jī)關(guān)形成須歸檔保存的所有文件材料。《規(guī)則》對(duì)這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案、保存的各種紙質(zhì)文件材料”。

其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中否定在發(fā)揮作用。比如請(qǐng)示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機(jī)關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)也就算辦理完畢。但：有的文件如請(qǐng)示、報(bào)告等需要上級(jí)部門給予批復(fù)、批示和答復(fù)的，要等待批復(fù)，批示答復(fù)，收到后再歸檔。有的文件，如計(jì)劃，規(guī)則、請(qǐng)示、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長(zhǎng)時(shí)間，但印發(fā)或傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。

《規(guī)則》對(duì)適用的歸檔文明種類進(jìn)行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料。這是因?yàn)楸緲?biāo)準(zhǔn)旨在對(duì)文書立卷工作進(jìn)行改革。暫不涉及科技、會(huì)計(jì)等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過(guò)去科技檔案用什么方法，現(xiàn)在繼續(xù)用什么方法。）

（二）、歸檔文件整理

歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環(huán)節(jié)。整理的內(nèi)容包括“分類、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒”。

（三）整理原則

歸檔文件的整理原則，可概括為“遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（計(jì)劃與總結(jié)，安排與匯報(bào)，關(guān)于干部任免、工資、退休的，通知，思想工作，關(guān)于教育，文化、宣傳品質(zhì)，關(guān)于經(jīng)濟(jì)的，關(guān)于生產(chǎn)的，關(guān)于農(nóng)業(yè)工作的），區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。與傳統(tǒng)立卷原則相比較，兩者是基本規(guī)律客觀存在的。文件整理歸檔的目的，是將機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的，能反映出機(jī)關(guān)基本活動(dòng)面貌的文件材料保存下來(lái)，以便今后和歷史研究查考。因?yàn)闂l件的變化，具體整理方法可以不同，但都必須遵循歸檔文件整理的基本規(guī)律，才能達(dá)到便于保管和利用的共同目的。

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

文件的形成不是任意的，而是伴隨著各機(jī)關(guān)，團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生的，有其自身規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動(dòng)總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間自然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系職能反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（一個(gè)會(huì)議形成的文件材料就是有機(jī)聯(lián)系的整體，歸檔時(shí)應(yīng)該按期限放在一起，批復(fù)與請(qǐng)示應(yīng)該放在一起，裝在一個(gè)盒內(nèi)）。

2、區(qū)分不同價(jià)值

不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。對(duì)于保存價(jià)值大，保管期限長(zhǎng)的文件，重點(diǎn)整理和保管；對(duì)保存價(jià)值小，保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對(duì)待（這次全市文書立卷改革工作考慮到這因素，保存的用硬紙盒，長(zhǎng)期的則用軟紙盒，短期的用卷皮裝訂）；對(duì)無(wú)保存價(jià)值的，不須歸檔的文件，則可以銷毀。通過(guò)將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)整理后相對(duì)集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便（例：一個(gè)會(huì)議的形成文件材料，雖然他們之間有機(jī)聯(lián)系，但必須區(qū)分不同價(jià)值，會(huì)議、通知、日程表，領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告等屬于保存，會(huì)議上的紀(jì)錄、簡(jiǎn)報(bào)、交流材料、典型材料屬于長(zhǎng)期保存，會(huì)議的小組記錄，事務(wù)性文件屬于短期保存）。

3、便于保管利用

這是歸檔文件整理基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級(jí)整理，正是新形勢(shì)下對(duì)這一原則的合理發(fā)揮。在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是終目的。從根本上說(shuō)，二者是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無(wú)視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問(wèn)題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館之后，將會(huì)給系統(tǒng)利用檔案帶來(lái)很大困難。因此，在處理類似問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。

二、歸檔文件的價(jià)值鑒定

歸檔文件價(jià)值鑒定是整個(gè)檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)包括兩個(gè)階段。階段，在機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)，對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料。因此，歸檔范圍的確定實(shí)際上是對(duì)文件價(jià)值的初步判定，是檔案鑒定工作的關(guān)口。第二階段是對(duì)屬于歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過(guò)程中可能產(chǎn)生的不同作用來(lái)確定檔案的保管期限。劃分檔案的保管期限是對(duì)文件價(jià)值的進(jìn)一步判定，是決定檔案命運(yùn)的關(guān)鍵所在。

<一>、鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)歸檔文件整理原則的要求，進(jìn)入歸檔范圍的文件范圍的材料，必須在區(qū)分其保存期限的前題下，才能系統(tǒng)地進(jìn)行整理。因此，正確地判定文件材料的價(jià)值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，這是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。

應(yīng)歸檔的文件材料，都具有保存價(jià)值。文件的保存價(jià)值和檔案的保管期限成正比。保存價(jià)值越大，保管期限就越長(zhǎng)；反之，保存價(jià)值小，保管期限就短。

<二>鑒定的原則

確定檔案的保存價(jià)值，要堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判斷檔案的保管期限。

<三>鑒定的標(biāo)準(zhǔn)

1、職能標(biāo)準(zhǔn)。職能標(biāo)準(zhǔn)是指按立檔單位所在系統(tǒng)的地位和重要程度來(lái)決定其檔案的價(jià)值。一般情況下，行政級(jí)別越高，其形成的檔案越重要。在確定檔案的保管期限時(shí)，對(duì)于不同行政級(jí)別的機(jī)關(guān)，檔案所占比例應(yīng)有所不同，另一方面，機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)盡可能保存反映本機(jī)關(guān)主要職能及基本歷史面貌的文件材料。

2、來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)。來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)是要體現(xiàn)檔案的形成者。一般地說(shuō)，本機(jī)關(guān)形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點(diǎn)。在鑒定文件的價(jià)值時(shí)，重點(diǎn)要看本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的，還是外機(jī)關(guān)產(chǎn)生的，而不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為上級(jí)就比本級(jí)的重要。（上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件，原則是要視為本機(jī)關(guān)的文件來(lái)對(duì)待，如干部任免的、離退休的，批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)有關(guān)工作的文件，轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件等，那么一般普發(fā)性的文件，有查考作用的就歸檔保存，沒(méi)有查考作用的可以不歸檔。）

3、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是指強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的重要性和獨(dú)一性。在分析文件的內(nèi)容時(shí)，主要看它的重要程度如何。（重要性：如文件反映的內(nèi)容是比較的，系統(tǒng)的近一個(gè)時(shí)期的，本單位主要職能工作的保存價(jià)值就大，反映的是某一方面的，某一時(shí)期的，某一項(xiàng)工作的保存價(jià)值相對(duì)來(lái)說(shuō)就不一樣，保存的時(shí)期就短一些，獨(dú)一性，文件反映的內(nèi)容比較特殊，如地震災(zāi)害的，洪水災(zāi)害的。）

4、形式特點(diǎn)征標(biāo)準(zhǔn)。是指文件的文種（名稱）文本，外形特征等。1、文件的文種不同，作用不同，價(jià)值也就不同（舉例）2、文本是指文件的正本、定稿（底稿）修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價(jià)值也就不同。草稿，修改稿都是來(lái)定稿，都不具有法律效力，因此一般情況下都不必保存。只有個(gè)別情況下，有重要領(lǐng)導(dǎo)人直接修改和批示的則應(yīng)當(dāng)保存。（有的文件是秘書直接從微機(jī)上打印的，出一個(gè)清樣，交領(lǐng)導(dǎo)審閱后，認(rèn)為可以，就打印分發(fā)，那么這份清樣就是底稿，歸檔時(shí)應(yīng)該歸檔，但注意的是請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，只有這樣才能發(fā)揮法律效力。）3、外形特征也包括載體形式，一般指非正式的文件。對(duì)文件起輔助說(shuō)明的作用。特別是一些重要的照片，錄音，錄像，領(lǐng)導(dǎo)人題詞以及獎(jiǎng)杯，錦旗，證書等實(shí)物，都生動(dòng)記錄了真實(shí)的歷史事件。是不可多得的檔案資料，應(yīng)得到足夠重視。