1. 根據(jù)人員和會(huì)議的預(yù)算，確定車輛的類型、數(shù)量及價(jià)格

2. 把來賓的名單、人數(shù)及用車要求發(fā)給車隊(duì)，這樣有便于提前安排車的數(shù)量。

3. 安排專人負(fù)責(zé)與車隊(duì)對(duì)接。特別是時(shí)間和車輛的型號(hào)。

4. 制作專用車證，寫有會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，方便來賓查找車輛。也方便會(huì)議統(tǒng)一管理。

5. 每次發(fā)車要注意有駕駛員、會(huì)議主辦方和承辦方的簽字確認(rèn)。

6. 如出現(xiàn)航班延誤，或者臨時(shí)變動(dòng)，要提前和車隊(duì)的調(diào)度取得聯(lián)系，好及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

7. 提前與駕駛員或者跟車的隨行人員溝通好，迎接來賓，幫助來賓取放行李，檢車是否有物品遺失?！?/p>

8. 所安排車輛需提前進(jìn)行等候，避免出現(xiàn)來賓等候車輛的情形。這樣也有利于人員的統(tǒng)一安排。

9. 接送客人除考慮航班及火車的班車等，還要考慮到交通的路況和天氣因素，保證時(shí)間充裕。避免延誤。

10. 車內(nèi)要打算干凈整潔，沒有雜味;空調(diào)使用正常;提前進(jìn)行車輛的包養(yǎng)及檢查，確保出車的。

11. 要有可以機(jī)動(dòng)的車輛，作為臨時(shí)調(diào)動(dòng)使用。

12. 每日用車后，要進(jìn)行記錄，以便會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行結(jié)算。