4.2 文件要求
集團(tuán)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件由四部分組成:
a) 知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)
知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)，闡述集團(tuán)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針、目標(biāo)與指標(biāo)，概括性、原則性、綱領(lǐng)性地描述知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系。
b)程序文件
程序文件是知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)的展開和具體化，使手冊(cè)中原則性和綱領(lǐng)性的要求得到展開和落實(shí)。
程序文件規(guī)定了執(zhí)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)的具體辦法，內(nèi)容包括活動(dòng)的目的和范圍；做什么和誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地和如何做；如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行記錄控制等。
c)制度文件
在各崗位做出的相關(guān)規(guī)定，是具體過程的實(shí)施指導(dǎo)文件，詳述如何完成具體的作業(yè)和任務(wù)。包括但不限于各類規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。
d)記錄
是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。
集團(tuán)公司確保這些文件字跡清晰,易于識(shí)別,符合法律法規(guī)要求,滿足相關(guān)方的需求。
文件規(guī)定應(yīng)與實(shí)際運(yùn)作保持一致,隨著管理體系的變化及知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針、目標(biāo)的變化，應(yīng)及時(shí)修訂管理體系文件，定期評(píng)審，確保有效性、充分性和適宜性。
文件可以采用任何形式或類型的媒介,如紙張、磁盤、光盤或照片等，都應(yīng)按照《知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件控制程序》進(jìn)行管理。
在編制文件時(shí)，遵循以下基本要求：
——體系文件的各個(gè)層次間、文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理。
——文件要符合公司的實(shí)際運(yùn)作情況，易于理解并有良好的適用性和可操作性。
——文件中需要引用其他文件時(shí)，應(yīng)注明引用文件的名稱或編號(hào)，以便查詢。
4.2.2.1 職責(zé)
a) 集團(tuán)辦負(fù)責(zé)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件的歸口管理，具體負(fù)責(zé)知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)、程序文件的管理；
b) 其他文件和資料由各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)管理。
4.2.2.2 文件的管理
a) 為確保文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前必須得到審核批準(zhǔn)。
b) 文件應(yīng)進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂，文件修訂后再發(fā)布前重新審核和批準(zhǔn)。
c) 確保在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的場(chǎng)所都能得到有關(guān)版本的適用文件。文件應(yīng)保持清晰、易于識(shí)別、取用和閱讀。
d) 文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)確保得到識(shí)別。
e) 文件中的相關(guān)要求明確，按文件類別、秘密級(jí)別進(jìn)行管理。
f) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，如可以加蓋“作廢保留”印章。
4.2.2.3 文件控制具體實(shí)施執(zhí)行《知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件控制程序》。