布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

座位編排與會議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時(shí)，你仍須注意以下幾項(xiàng)：

(1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會場吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙，則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，你

好能在會場中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會人數(shù)眾多時(shí)，你也可以按實(shí)際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

(2)如與會者之間彼此并不熟悉，則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。

(3)準(zhǔn)備視聽器材。黑板(白板)、白報(bào)紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注

意的是：幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會者都能看清楚，而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時(shí)啟用。

(4)除非是較長的會議(超過一個(gè)半小時(shí)的會議)，否則盡量不要提供茶點(diǎn)，以防與會者分心。

(5)當(dāng)議程甚短且無需作記錄時(shí)，可考慮采取站立的方式開會。

不論你對會議的規(guī)劃有多詳盡，不論你對會議的準(zhǔn)備工作有多周全，倘若在開會前你對會場不作后的審視，你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性：假如有任何事情可能出紕漏，則一定會出紕漏，而且就在不應(yīng)該出紕漏的時(shí)候出紕漏?；诖?，在開會前的半個(gè)小時(shí)至一個(gè)小時(shí)，你是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好：

如用麥克風(fēng)，其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機(jī)、投影機(jī)及放映機(jī)是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得

對視聽器材作簡單的維修工作.

(3)會議有關(guān)的資料是否齊全?這包括準(zhǔn)備會中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等

(4)必要的時(shí)候，再致電與會者提醒他們開會時(shí)間及地點(diǎn)。特別是在會議通知已發(fā)出去很久的情況下，開會前的提醒功夫，頗能

產(chǎn)生實(shí)效。 許多業(yè)務(wù)會議中途擱淺，因?yàn)槲镔|(zhì)上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音，空氣流通，溫度控制適當(dāng)，思維就能地發(fā)揮作用。理想的會議室應(yīng)該是座位不擁擠，視線好，聽得清楚，照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比你想象的難以找到。