在工作中，團隊合作是必不可少的。很多時候，決策依賴于不同人的專業(yè)知識，需要討論決定。
會議是把不同的人組織起來討論的途徑之一，但如果會議缺乏目標和掌控力，就會浪費時間。
因此，要組織一場有效的會議，懂得如何計劃、準備和主持非常重要。
一、會前準備
-1-
收集與會人員的意見。一旦你知道了自己要主持一場會議，首先要做的就是花點時間跟與會人員交流（特別是重要的與會人員）。了解他們有無特別要探討的內(nèi)容，若有，記錄下來，寫議程的時候用得到。
詢問與會人員想要探討的內(nèi)容，不僅有利于你撰寫議程，還有利于讓與會人員在會議開始前就加入到會議的組織中來。因為他們知道自己關心的內(nèi)容會在會上探討，自然會多花心思。
-2-
寫會議議程，并在會前分發(fā)給與會人員。議程不僅可以幫助主持人掌控好時間，還可以幫助與會人員了解會議的詳細信息，例如開會時間、地點、與會人員等。更重要的是，議程上會列明議題，與會人員可以事先做好必要的準備。在開會前，把議程發(fā)給每一位與會人員，如果是非常重要的會議，議程更要提早幾天發(fā)。
議程中必須列明每項議題的討論時間?？赡茉谟懻摰倪^程中，有些議題需要更長的時間，有些需要的時間少些，到時可以做相應的調(diào)整。但至少做一個粗略的議程計劃表，可以幫助你的會議不跑題。
-3-
收集議題相關信息及以往的會議資料。與會人員不一定都了解議題內(nèi)容，有些可能沒參加過以往相關的會議，即使參加過的人也可能不記得討論內(nèi)容了。因此，作為會議主持人，你先了解下以往會議的相關信息，讓與會人員回憶起曾經(jīng)討論過但沒有得出結(jié)論的議題，而這些議題需要在這場會議上繼續(xù)探討。你可以從會議記錄員那里獲得以往會議的紀要。
會議紀要可能會給你提供很大的幫助。因為紀要里面記錄了以往會議的議題，得出的重要結(jié)論，簡要而明晰。你還可以整理出重要的會議紀要，在會議前將其與議程一起發(fā)送給與會人員。
-4-
開會前確保會場已準備就緒。會議當天，你要確保會場干凈、整潔，一切都已布置到位。此外，還要確保必要的設備能正常工作，如投影儀、電腦、展示屏等，不然會浪費很多寶貴的會議時間。
如果你要使用PPT，你可以先行練習使用遙控器或鼠標，讓自己熟悉這些設備。這樣就不會占用你討論重要議題的時間了。
二、主持會議
-1-
宣布會議開始。會議時間到后，若全體與會人員都已到位（至少重要的與會人員已到位），你就可以宣布會議開始了。在開始階段，你可以先簡要介紹下自己及本次會議的目標。接著，告知與會者每個議題的探討時間，及會議的結(jié)束時間，當然，在時間操作過程中你可以適當縮短或延長，但這樣做可以更有效地讓會議按照計劃進行。如果與會人員相互之間不認識，你可以利用幾分鐘時間點個到，并介紹重要的與會者。
有些公司會議的開場白和議程有固定的格式。例如，美國州縣和市政工人聯(lián)合會（AFSCME）使用的是羅伯特議事規(guī)則，通過敲小木槌開始會議，對開始議題和表決等都有詳細的規(guī)定。
-2-
總結(jié)以往會議的重要內(nèi)容。會議的開頭是一個較為冗長的過程，但要集中與會人員的注意力，你可以從總結(jié)以往會議的重要結(jié)論開始。因為不一定所有人都了解會議內(nèi)容，通過介紹相關會議結(jié)論及其它信息，讓所有與會人員都了解他們來的目的，進而促成一個有效的會議。
你也可以讓會議記錄員朗讀以往會議的紀要，而不一定要親力親為。這樣，反而會給人更加正式的感覺。
你還可以朗讀一些與以往會議相關的報道或新聞等。
不過，如果你已經(jīng)把以往會議的紀要連同議程一起發(fā)給了大家，那么不用朗讀也可以。
-3-
邀請重要的與會人員分享的進展。讓相關的與會人員匯報自上次會議后的任何進展，例如碰到的新問題、人員變化、工程進展、決策調(diào)整等。還有自上次會議后采取的措施，有何效果，這些都是與會人員希望聽到的內(nèi)容。
-4-
繼續(xù)探討上次會議未完的事項。在開始新議題之前，先完成上次議題未完的事項。擱得越久的問題，與會人員越不愿意負責解決這些問題。因此，在會議上將懸而未決的問題交予指定人員負責。通常，未解決的事項在以往的紀要里都會用“未決定”或“有待進一步探討”標注。
根據(jù)不同的公司文化和規(guī)定，有些會有固定的決策程序。例如，有些要求過半數(shù)的與會人員同意才算通過，而有些則要求高層領導同意通過就可以了。
對于耗時長的工程，兩次會議的間隔期可能沒有多大的進展，沒有必要花時間探討此類話題。要探討的應該是，需要馬上采取行動的項目或工程。
-5-
接下來，探討新問題。這些新問題應該是近期，或者說，上次會議之后，公司發(fā)展過程中出現(xiàn)的。探討出切實可行并且具體的方案，要知道留下來越多“待解決”的難題，下次會議要討論的問題也就越多。
-6-
總結(jié)。探討過上次遺留的問題和近出現(xiàn)的新問題之后，你需要為此次會議做個總結(jié)?？偨Y(jié)要稍微具體些，包括所有達成的共識和決定，還有在下次開會之前，與會人員需要做的工作。
這一步非常關鍵，因為這將是你結(jié)束本次會議之前，后一次向與會人員明確他們要做的工作。
-7-
簡要說明下次會議的討論內(nèi)容。如果你已有具體的計劃，可以說明下次會議的時間和地點。這樣，可以讓會議之間更有連貫性，并且讓與會人員清楚他們有多少時間可以完成指定的任務。
但這一步也不是必須的。不過，如果這次會議有很多懸而未決的議題，或者你想看看項目的落實和進展情況，說明下次會議的內(nèi)容和時間是個不錯的選擇。
三、引導會議的探討方向，使其更加有效
-1-
引導討論方向，但不要主宰。作為會議主持人，你有一項主要任務，那就是引導與會者探討與議題相關的內(nèi)容。你不需要總是闡明自己的觀點，也不必太過限制討論的框架，適當開放些。在討論過程中，或許會冒出新的議題。因此，你可能需要稍微調(diào)整一下大家的討論方向，確保其始終圍繞著會議目標進行。
會議進行的過程中，你要掌控好時間。如果對某一個議題討論時間過長，你很可能需要砍掉后面的一些議題，或者留到以后的會議中再作討論。如果當前大家正在熱議的話題非常重要，你更應該毫不猶豫地刪減或推遲后面的議題。
-2-
鼓勵所有與會人員積極參加討論。作為會議主持人，你的另一項任務是確保每個人都積極參加到討論中來。如果你發(fā)現(xiàn)有相關的人員不愿發(fā)表意見，試著鼓勵他們。你不必太過明顯地指出他們的名字，因為這樣可能會讓他們難堪，你可以這樣說“我覺得老王的專業(yè)知識可能幫我們來解釋一下”，以鼓勵對方開口發(fā)言。
-3-
確保每個人都知道在討論的內(nèi)容。你可能不大會注意到一點，那就是與會人員的專業(yè)背景不同。為了確保每個人都理解他們在討論什么，你可以將困難的問題簡化，并簡要地解釋給他們聽。
-4-
不要逃避困難的問題。主持人還需要一定地強硬，以確保所有的會議目標能夠達成。如果與會人員故意逃避困難的問題，你要想辦法讓他們討論，并得出結(jié)論。你或許會招致某些與會人員的敵對情緒，但這也是一場有效會議的必要部分。
務必記錄下重要的結(jié)論（如果有專職的錄音人員或會議記錄員，吩咐他們做好這項工作）。因為你好不容易讓大家開始討論閉口不談的問題，你一旦要將這些寶貴的發(fā)言記錄下來。
-5-
掌握好時間。不少人認為開會只是在浪費時間而已，因為他們經(jīng)歷了很多沒有效率的會議。為了避免此類事件發(fā)生，作為主持人，你需要嚴格把控好時間。對于一些不太重要的話題，你可以提出留待以后的會議討論。并靈活調(diào)整會議計劃，確保與會人員的時間不被浪費。