在整理文書(shū)檔案時(shí)，分類(lèi)和歸類(lèi)是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類(lèi)主要依據(jù)年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限三個(gè)因素，形成不同的分類(lèi)方案。而歸類(lèi)則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應(yīng)位置的過(guò)程。

檔案數(shù)字化加工整理的定義：

檔案數(shù)字化加工整理是指將紙質(zhì)或非數(shù)字形式的歷史文獻(xiàn)、文物等資料，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過(guò)程。這一過(guò)程主要利用掃描、錄入、圖像處理等技術(shù)，將傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)信息庫(kù)中，以便于檔案的保存、查詢(xún)和利用。

檔案數(shù)字化加工流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及需要我們特別關(guān)注的事項(xiàng)。

1）在開(kāi)展檔案數(shù)字化加工之前，首要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)與整理以確保后續(xù)流程的順利進(jìn)行，這如同構(gòu)建房屋的地基，為整個(gè)流程奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，必須依據(jù)檔案紙質(zhì)的實(shí)際情況，謹(jǐn)慎選擇適當(dāng)?shù)膾呙柙O(shè)備不恰當(dāng)?shù)倪x擇不僅可能損害檔案紙質(zhì)原件，還會(huì)影響掃描質(zhì)量。

3）建議選用正規(guī)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行數(shù)字化加工。這樣不僅保障了檔案掃描后圖像的加工質(zhì)量，還能顯著提升后續(xù)檔案查詢(xún)與借閱的效率。

4）盡管在檔案數(shù)字化加工流程中已經(jīng)獲取了電子版檔案，但同樣需要高度重視紙質(zhì)原件的保護(hù)，以防范非法人員的侵入與不當(dāng)行為。

檔案數(shù)字化加工流程中，掃描設(shè)備是不可或缺的。為了幫助檔案工作者更便捷地選擇適合自己的掃描設(shè)備，本文將介紹幾類(lèi)常用的掃描儀器，包括高速掃描儀和平板掃描儀。

高速掃描儀適用于紙張狀況良好、無(wú)損壞的檔案，其體積小巧、攜帶方便，且掃描速度和質(zhì)量均較高。但需注意，每次掃描時(shí)不能放置過(guò)多檔案，同時(shí)使用成本也相對(duì)較高。在追求“圖像質(zhì)量”和“穩(wěn)定性”的同時(shí)，“高掃”設(shè)備的高速性能尤為關(guān)鍵。例如，在精益掃描儀的產(chǎn)品分類(lèi)中，工作組級(jí)產(chǎn)品的處理速度可達(dá)每分鐘15-30頁(yè)，部門(mén)級(jí)產(chǎn)品在40-60頁(yè)，而生產(chǎn)型產(chǎn)品則至少能達(dá)到100頁(yè)。