檔案數(shù)字化加工整理不僅提高了檔案管理的效率和性，還促進了檔案信息的共享和交流。具體來說，它具有以下幾個方面的意義：

1.效率革命：數(shù)字化檔案實現(xiàn)了秒級檢索，極大縮短了查詢時間，提高了工作效率。

2.資源共享：通過網(wǎng)絡平臺，檔案資源得以跨地域、跨機構(gòu)共享，促進了知識的傳播與利用。

3.成本控制：減少了紙質(zhì)檔案的管理成本，包括存儲空間、維護費用等，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。

4.文化傳承：數(shù)字化手段為珍貴歷史檔案的保護與傳承提供了新途徑，使文化遺產(chǎn)得以永續(xù)流傳。

簡而言之，檔案數(shù)字化加工就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進行保存。這一過程需遵循國家局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）標準，包含數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、檔案掃描、圖像后期處理、數(shù)據(jù)掛接以及數(shù)字化成果的驗收與移交等多個關鍵環(huán)節(jié)。

數(shù)字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網(wǎng)絡化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn)，各機構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。

另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描儀等技術手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。

數(shù)字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認知。一部分人認為數(shù)字化檔案是電子文件歸檔后的產(chǎn)物。另一部分人認為數(shù)字化檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案。還有一部分人認為前兩者都是。

檔案數(shù)字化加工流程，即調(diào)卷→信息轉(zhuǎn)入和錄入→拆卷整理→建立條碼標識→數(shù)字化掃描→影像處理與關聯(lián)入庫→案卷還原→影像與數(shù)據(jù)檢查→還卷等，有清晰、完整的檔案數(shù)字化作業(yè)流程管理、角色管理、工位管理、任務管理和作業(yè)管理功能；圖像存儲工作中應特別注意圖像文件命名規(guī)則：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的惟一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。之后再對數(shù)字化后的文檔進行批量處理，處理完將保存為PDF格式；后將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標識標簽。