檔案，作為社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值歷史記錄，是機(jī)關(guān)單位履行職能、開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要產(chǎn)物。這些記錄，經(jīng)過(guò)收集與規(guī)范，方能轉(zhuǎn)化為真正意義上的檔案。那么，對(duì)于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？

作為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動(dòng)和決策，更體現(xiàn)了文書檔案的獨(dú)特價(jià)值和研究意義。

在我國(guó)，早給“數(shù)字化檔案”下定義的人，是鄒悅。他給數(shù)字化檔案下的定義是：數(shù)字化檔案是指由辦公自動(dòng)化形成的電子文件歸檔后形成的檔案。后來(lái)者也對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行了補(bǔ)充。

檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過(guò)程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果，沒(méi)有檔案數(shù)字化，就沒(méi)有數(shù)字化檔案。數(shù)字檔案才是保存起來(lái)的真正的檔案。