為加大機關(guān)檔案規(guī)范化管理，增強檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理意識，更有效的積累、保護和利用檔案信息資源，更好的為國家和機關(guān)工作服務(wù)，建立和健全檔案規(guī)章制度，理順檔案工作機制，夯實檔案工作基礎(chǔ)，更有效的利用檔案資源記錄及便利查詢和利用，為后續(xù)單位進行決策、開展相關(guān)業(yè)務(wù)提供重要依據(jù)。

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案信息化的原則

1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。