三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。四是提高整個(gè)部門的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。

5.人才隊(duì)伍建設(shè)

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在位，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進(jìn)，沒有的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。