檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網絡化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。

實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設和人才隊伍建設等五個方面。

1.基礎設施建設

主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等，其核心是計算機網絡。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機網絡按照網絡連接的距離可分為局域網、廣域網和互聯(lián)網等三種類型。

4.應用系統(tǒng)建設

這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。