來(lái)源原則：強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來(lái)源進(jìn)行整理和分類(lèi)。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起，不同來(lái)源的檔案應(yīng)分開(kāi)整理。這樣可以保持檔案在來(lái)源方面的獨(dú)立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如，一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)，單獨(dú)進(jìn)行整理和分類(lèi)。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語(yǔ)或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶(hù)調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)相關(guān)的主題。

結(jié)合實(shí)際使用需求

滿(mǎn)足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰(shuí)，他們通常會(huì)以何種方式查找和使用檔案。例如，對(duì)于企業(yè)的檔案，財(cái)務(wù)人員可能需要按財(cái)務(wù)科目分類(lèi)查找財(cái)務(wù)報(bào)表，銷(xiāo)售人員可能更關(guān)注按客戶(hù)或產(chǎn)品分類(lèi)的銷(xiāo)售記錄。因此，在確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要盡量滿(mǎn)足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢(xún)：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過(guò)關(guān)鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉?jí)分類(lèi)的方式，將大的主題進(jìn)一步細(xì)分，每個(gè)類(lèi)別都有明確的定義和范圍，避免分類(lèi)過(guò)于籠統(tǒng)或模糊，以便于準(zhǔn)確地定位和查詢(xún)檔案。

保持一致性和靈活性

一致性：在整個(gè)檔案整理過(guò)程中，要保持主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的一致性，避免出現(xiàn)同一類(lèi)檔案在不同部分采用不同分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。

靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過(guò)于僵化，要根據(jù)檔案的實(shí)際情況和特殊需求，適當(dāng)調(diào)整和靈活運(yùn)用分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于一些難以準(zhǔn)確歸類(lèi)的檔案，可以設(shè)置 “其他” 類(lèi)別作為兜底，但要盡量減少此類(lèi)情況的出現(xiàn)，確保分類(lèi)體系的科學(xué)性和合理性。