排列

按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進(jìn)行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號排列：按照文件的發(fā)文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。

編號

檔號編制：給每個檔案或檔案盒編制的檔號，檔號應(yīng)包含分類號、年度、案卷號等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號。

編號標(biāo)識：在檔案盒或檔案上清晰地標(biāo)注檔號，可使用標(biāo)簽或直接打印在檔案盒上，確保編號醒目、易于識別。

來源原則：強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來源進(jìn)行整理和分類。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起，不同來源的檔案應(yīng)分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如，一個機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開來，單獨進(jìn)行整理和分類。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項、關(guān)鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場營銷相關(guān)的主題。