排列

按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號排列：按照文件的發(fā)文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。

檔案整理是一項細致且重要的工作，以下是一些注意事項：

保持檔案的原始狀態(tài)：在整理過程中，應盡可能保持檔案的原始形成狀態(tài)和歷史聯(lián)系，不隨意更改檔案的內(nèi)容和順序，確保檔案的真實性和完整性。

分類準確：依據(jù)預先制定的分類方案，按照檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容特點和管理要求進行分類。分類時要嚴格遵循分類標準，避免出現(xiàn)分類錯誤或交叉混亂的情況，確保同一類別的檔案具有共同的屬性和特征。

編號規(guī)范：檔號的編制要遵循一定的規(guī)則和標準，具有性和穩(wěn)定性。編號應簡潔明了，易于識別和記憶，同時要確保編號在檔案管理系統(tǒng)中能夠準確對應相應的檔案實體，方便檔案的檢索和利用。

保護檔案實體：在整理過程中，要注意保護檔案的紙張、字跡、圖像等不受損壞。避免檔案受到潮濕、灰塵、蟲害、火災等自然因素的影響，同時要輕拿輕放，防止人為的撕裂、污損等情況發(fā)生。對于破損或老化的檔案，應及時進行修復和保護處理。

尊重檔案的機密性：對于涉及機密的檔案，要嚴格遵守保密制度，采取相應的保密措施。在整理過程中，確保檔案不被無關人員查閱或泄露，檔案的保管和利用也要按照保密規(guī)定進行操作。

數(shù)據(jù)錄入準確：將檔案信息錄入電子目錄或檔案管理系統(tǒng)時，要保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。仔細核對每一項信息，避免出現(xiàn)錄入錯誤或遺漏，確保電子目錄與檔案實體信息一致，以便于地檢索和管理檔案。

做好標識和標注：在檔案盒、文件夾及檔案本身等位置，要清晰、準確地標注檔號、題名、年度等關鍵信息。標注應使用規(guī)范的字體和顏色，確保字跡清晰、持久，便于快速查找和識別檔案。

定期復查：檔案整理完成后，應定期進行復查，檢查檔案的分類、編號、裝訂等是否符合要求，檔案實體是否有損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時進行調(diào)整和處理，以保證檔案整理工作的質量和檔案的管理。

遵循相關標準和規(guī)范：檔案整理工作要遵循國家和行業(yè)相關的標準和規(guī)范，如《歸檔文件整理規(guī)則》《機關檔案工作條例》等。這些標準和規(guī)范對檔案整理的各個環(huán)節(jié)都做出了明確規(guī)定，是確保檔案整理工作規(guī)范化、標準化的重要依據(jù)。

建立索引和目錄：為了方便檔案的查詢和利用，應建立完善的索引和目錄體系。索引和目錄應詳細、準確地反映檔案的內(nèi)容和排列順序，能夠幫助使用者快速定位所需檔案。同時，要根據(jù)檔案的新增、變動情況及時更新索引和目錄。

全宗原則：全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機整體。檔案整理要維護全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，反映一個特定主體的活動全貌。比如，某企業(yè)的檔案構成一個全宗，其各個部門、各個時期形成的檔案都應歸屬于這個全宗，不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。

有機聯(lián)系原則：檔案之間存在著各種內(nèi)在的有機聯(lián)系，包括時間聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系、來源聯(lián)系等。在整理檔案時，要充分考慮和保持這些聯(lián)系。比如，按照年度順序整理檔案，可以體現(xiàn)檔案形成的時間脈絡；將同一問題、同一項目或同一事件相關的檔案集中在一起，則體現(xiàn)了內(nèi)容上的聯(lián)系。通過保持檔案的有機聯(lián)系，能夠更好地展現(xiàn)檔案所反映的歷史事實和活動過程，提案的利用價值。