檔案整理的基本編目通常包括以下內(nèi)容：

序號：按照檔案排列順序，為每份檔案或每組檔案賦予一個的編號，用于標(biāo)識和統(tǒng)計檔案數(shù)量，方便檢索和查閱。

檔號：是檔案的標(biāo)識代碼，由分類號、年度、案卷號等組成。檔號應(yīng)遵循一定的編制規(guī)則，能夠準(zhǔn)確反映檔案的分類和排列位置，例如 “ZJ - 2023 - 005”，其中 “ZJ” 表示基建檔案，“2023” 代表年度，“005” 是案卷號。

題名：即檔案的標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容。如果檔案本身沒有題名或題名不規(guī)范，需要根據(jù)檔案內(nèi)容重新擬寫題名，例如 “關(guān)于召開公司年度總結(jié)大會的通知”。

日期：指檔案形成的時間，一般到年、月、日。對于一些特殊情況，如跨年度形成的檔案，可注明起止時間；無法確定具體日期的，可注明大致時間段。

責(zé)任者：是指對檔案內(nèi)容的形成負(fù)有責(zé)任的單位或個人，如發(fā)文機(jī)關(guān)、起草人、簽署人等。多個責(zé)任者時，應(yīng)按照重要程度或時間順序依次列出，中間用逗號隔開。

頁數(shù)：統(tǒng)計每份檔案的有效頁數(shù)，包括正頁和副頁。對于圖紙、圖表等特殊形式的檔案，可根據(jù)實際情況注明幅面大小或張數(shù)。

備注：用于記錄檔案的一些特殊情況或需要說明的事項，如檔案的密級、是否有附件、檔案的破損情況等。

通過以上基本編目內(nèi)容，可以、準(zhǔn)確地記錄檔案的基本信息，為檔案的管理、檢索和利用提供便利。

全宗原則：全宗是一個獨立的機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機(jī)整體。檔案整理要維護(hù)全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，反映一個特定主體的活動全貌。比如，某企業(yè)的檔案構(gòu)成一個全宗，其各個部門、各個時期形成的檔案都應(yīng)歸屬于這個全宗，不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類

系列文件分類：對于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現(xiàn)會議的完整過程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類：將在內(nèi)容上相互補(bǔ)充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實施細(xì)則、解釋說明、執(zhí)行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

保持一致性和靈活性

一致性：在整個檔案整理過程中，要保持主題和分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性，避免出現(xiàn)同一類檔案在不同部分采用不同分類標(biāo)準(zhǔn)的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。

靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過于僵化，要根據(jù)檔案的實際情況和特殊需求，適當(dāng)調(diào)整和靈活運(yùn)用分類標(biāo)準(zhǔn)。對于一些難以準(zhǔn)確歸類的檔案，可以設(shè)置 “其他” 類別作為兜底，但要盡量減少此類情況的出現(xiàn)，確保分類體系的科學(xué)性和合理性。