編號(hào)

檔號(hào)編制：給每個(gè)檔案或檔案盒編制的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包含分類(lèi)號(hào)、年度、案卷號(hào)等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號(hào)。

編號(hào)標(biāo)識(shí)：在檔案盒或檔案上清晰地標(biāo)注檔號(hào)，可使用標(biāo)簽或直接打印在檔案盒上，確保編號(hào)醒目、易于識(shí)別。

來(lái)源原則：強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來(lái)源進(jìn)行整理和分類(lèi)。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起，不同來(lái)源的檔案應(yīng)分開(kāi)整理。這樣可以保持檔案在來(lái)源方面的獨(dú)立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如，一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)，單獨(dú)進(jìn)行整理和分類(lèi)。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類(lèi)

系列文件分類(lèi)：對(duì)于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會(huì)議文件，可將會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等按會(huì)議的先后順序整理成一個(gè)系列，體現(xiàn)會(huì)議的完整過(guò)程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類(lèi)：將在內(nèi)容上相互補(bǔ)充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、解釋說(shuō)明、執(zhí)行情況報(bào)告等組合分類(lèi)，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

考慮檔案形成背景和目的

了解形成主體：明確檔案是由哪個(gè)組織、部門(mén)或個(gè)人形成的，以及其主要職能和業(yè)務(wù)范圍。不同的形成主體會(huì)有不同的工作重點(diǎn)和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。例如，學(xué)校的檔案可能會(huì)圍繞教學(xué)、科研、學(xué)生管理等主題分類(lèi)，而企業(yè)的檔案則會(huì)側(cè)重于生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等方面。

分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過(guò)程、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)而形成的檔案，可能會(huì)以項(xiàng)目名稱(chēng)或類(lèi)型作為主題分類(lèi)的依據(jù)。