數(shù)字化

掃描：利用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子圖像，存儲在計算機中。掃描時應(yīng)根據(jù)檔案的質(zhì)量和使用要求，選擇合適的分辨率和掃描格式。

圖像處理：對掃描后的電子圖像進行處理，如調(diào)整亮度、對比度、去除噪點等，提高圖像質(zhì)量。

索引建立：為數(shù)字化檔案建立索引，將電子圖像與檔案目錄信息關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)快速檢索。

保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的載體類型、數(shù)量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時，整理后的檔案應(yīng)具有清晰的分類和編號體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規(guī)則排列，使利用者能夠通過檢索工具迅速找到所需檔案。

按時間順序整理

年度分類法：將檔案按其形成的年度進行分類，能清晰展現(xiàn)檔案形成的時間脈絡(luò)，體現(xiàn)不同年度工作的連續(xù)性和發(fā)展變化。例如，一個企業(yè)每年都會產(chǎn)生財務(wù)報表、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同等檔案，按年度分類后，可直觀了解企業(yè)在不同年份的經(jīng)營狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展情況。

階段分類法：對于一些大型項目或長期工作，可以根據(jù)其進展階段來整理檔案。比如，一個建設(shè)項目可分為規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收等階段，將各階段相關(guān)的文件、圖紙、報告等分別整理在一起，能完整呈現(xiàn)項目的全過程。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類

系列文件分類：對于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現(xiàn)會議的完整過程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類：將在內(nèi)容上相互補充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實施細則、解釋說明、執(zhí)行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。