分類(lèi)

按年度分類(lèi)：將檔案按其形成的年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。

按機(jī)構(gòu)分類(lèi)：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問(wèn)題分類(lèi)：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類(lèi)：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類(lèi)，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷(xiāo)毀。

實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類(lèi)法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。

編號(hào)

檔號(hào)編制：給每個(gè)檔案或檔案盒編制的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包含分類(lèi)號(hào)、年度、案卷號(hào)等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號(hào)。

編號(hào)標(biāo)識(shí)：在檔案盒或檔案上清晰地標(biāo)注檔號(hào)，可使用標(biāo)簽或直接打印在檔案盒上，確保編號(hào)醒目、易于識(shí)別。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類(lèi)

系列文件分類(lèi)：對(duì)于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會(huì)議文件，可將會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等按會(huì)議的先后順序整理成一個(gè)系列，體現(xiàn)會(huì)議的完整過(guò)程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類(lèi)：將在內(nèi)容上相互補(bǔ)充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、解釋說(shuō)明、執(zhí)行情況報(bào)告等組合分類(lèi)，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

結(jié)合實(shí)際使用需求

滿(mǎn)足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰(shuí)，他們通常會(huì)以何種方式查找和使用檔案。例如，對(duì)于企業(yè)的檔案，財(cái)務(wù)人員可能需要按財(cái)務(wù)科目分類(lèi)查找財(cái)務(wù)報(bào)表，銷(xiāo)售人員可能更關(guān)注按客戶(hù)或產(chǎn)品分類(lèi)的銷(xiāo)售記錄。因此，在確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要盡量滿(mǎn)足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢(xún)：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過(guò)關(guān)鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉?jí)分類(lèi)的方式，將大的主題進(jìn)一步細(xì)分，每個(gè)類(lèi)別都有明確的定義和范圍，避免分類(lèi)過(guò)于籠統(tǒng)或模糊，以便于準(zhǔn)確地定位和查詢(xún)檔案。