排列
按時(shí)間順序排列：對(duì)于同一類檔案，按照其形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過(guò)程。
按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。
按文號(hào)排列：按照文件的發(fā)文字號(hào)順序排列，適用于有明確文號(hào)的檔案，方便通過(guò)文號(hào)快速查找檔案。
數(shù)字化
掃描：利用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子圖像，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的質(zhì)量和使用要求，選擇合適的分辨率和掃描格式。
圖像處理：對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行處理，如調(diào)整亮度、對(duì)比度、去除噪點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。
索引建立：為數(shù)字化檔案建立索引，將電子圖像與檔案目錄信息關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)快速檢索。
檔案整理是一項(xiàng)細(xì)致且重要的工作，以下是一些注意事項(xiàng)：
保持檔案的原始狀態(tài)：在整理過(guò)程中，應(yīng)盡可能保持檔案的原始形成狀態(tài)和歷史聯(lián)系，不隨意更改檔案的內(nèi)容和順序，確保檔案的真實(shí)性和完整性。
分類準(zhǔn)確：依據(jù)預(yù)先制定的分類方案，按照檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行分類。分類時(shí)要嚴(yán)格遵循分類標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)分類錯(cuò)誤或交叉混亂的情況，確保同一類別的檔案具有共同的屬性和特征。
編號(hào)規(guī)范：檔號(hào)的編制要遵循一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，具有性和穩(wěn)定性。編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于識(shí)別和記憶，同時(shí)要確保編號(hào)在檔案管理系統(tǒng)中能夠準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)相應(yīng)的檔案實(shí)體，方便檔案的檢索和利用。
保護(hù)檔案實(shí)體：在整理過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的紙張、字跡、圖像等不受損壞。避免檔案受到潮濕、灰塵、蟲(chóng)害、火災(zāi)等自然因素的影響，同時(shí)要輕拿輕放，防止人為的撕裂、污損等情況發(fā)生。對(duì)于破損或老化的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)處理。
尊重檔案的機(jī)密性：對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，要嚴(yán)格遵守保密制度，采取相應(yīng)的保密措施。在整理過(guò)程中，確保檔案不被無(wú)關(guān)人員查閱或泄露，檔案的保管和利用也要按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。
數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確：將檔案信息錄入電子目錄或檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。仔細(xì)核對(duì)每一項(xiàng)信息，避免出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤或遺漏，確保電子目錄與檔案實(shí)體信息一致，以便于地檢索和管理檔案。
做好標(biāo)識(shí)和標(biāo)注：在檔案盒、文件夾及檔案本身等位置，要清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注檔號(hào)、題名、年度等關(guān)鍵信息。標(biāo)注應(yīng)使用規(guī)范的字體和顏色，確保字跡清晰、持久，便于快速查找和識(shí)別檔案。
定期復(fù)查：檔案整理完成后，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)查，檢查檔案的分類、編號(hào)、裝訂等是否符合要求，檔案實(shí)體是否有損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和處理，以保證檔案整理工作的質(zhì)量和檔案的管理。
遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范：檔案整理工作要遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案整理的各個(gè)環(huán)節(jié)都做出了明確規(guī)定，是確保檔案整理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要依據(jù)。
建立索引和目錄：為了方便檔案的查詢和利用，應(yīng)建立完善的索引和目錄體系。索引和目錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容和排列順序，能夠幫助使用者快速定位所需檔案。同時(shí)，要根據(jù)檔案的新增、變動(dòng)情況及時(shí)更新索引和目錄。
考慮檔案形成背景和目的
了解形成主體：明確檔案是由哪個(gè)組織、部門(mén)或個(gè)人形成的，以及其主要職能和業(yè)務(wù)范圍。不同的形成主體會(huì)有不同的工作重點(diǎn)和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，學(xué)校的檔案可能會(huì)圍繞教學(xué)、科研、學(xué)生管理等主題分類，而企業(yè)的檔案則會(huì)側(cè)重于生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等方面。
分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過(guò)程、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)而形成的檔案，可能會(huì)以項(xiàng)目名稱或類型作為主題分類的依據(jù)。