來源原則：強調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來源進(jìn)行整理和分類。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起，不同來源的檔案應(yīng)分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如，一個機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開來，單獨進(jìn)行整理和分類。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類

系列文件分類：對于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現(xiàn)會議的完整過程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類：將在內(nèi)容上相互補充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實施細(xì)則、解釋說明、執(zhí)行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項、關(guān)鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場營銷相關(guān)的主題。

結(jié)合實際使用需求

滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會以何種方式查找和使用檔案。例如，對于企業(yè)的檔案，財務(wù)人員可能需要按財務(wù)科目分類查找財務(wù)報表，銷售人員可能更關(guān)注按客戶或產(chǎn)品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)時，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢：分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關(guān)鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉壏诸惖姆绞?，將大的主題進(jìn)一步細(xì)分，每個類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統(tǒng)或模糊，以便于準(zhǔn)確地定位和查詢檔案。