前期準備

確定整理范圍：明確需要整理的檔案類型、時間跨度和來源等，例如是文書檔案、科技檔案還是人事檔案等。

準備工具和材料：如檔案盒、文件夾、裝訂機、裝訂線、標簽、鉛筆、橡皮、掃描儀等。

制定整理方案：根據(jù)檔案的特點和管理要求，制定詳細的整理方案，包括分類方法、編號規(guī)則、目錄格式等。

排列

按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進行排列，能清晰地反映事物的發(fā)展過程。

按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優(yōu)先查閱重要檔案。

按文號排列：按照文件的發(fā)文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。

保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過程中，應根據(jù)檔案的載體類型、數(shù)量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時，整理后的檔案應具有清晰的分類和編號體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規(guī)則排列，使利用者能夠通過檢索工具迅速找到所需檔案。

按內(nèi)容主題分類

問題分類法：依據(jù)檔案所反映的主題內(nèi)容進行分類，將同一問題或同一專題的檔案集中整理。例如，企業(yè)關于產(chǎn)品研發(fā)的檔案，可將涉及不同產(chǎn)品研發(fā)的市場調(diào)研、技術方案、實驗數(shù)據(jù)等歸為一類，便于集中查閱和研究相關問題。

事由分類法：按照檔案所涉及的具體事件或事務進行分類。如在處理法律糾紛時，將與該糾紛相關的合同、往來信件、庭審記錄等檔案整理在一起，能呈現(xiàn)事件的起因、經(jīng)過和結(jié)果。