檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設(shè)計(jì)橫式檔案盒，是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時(shí)“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護(hù)。

不過(guò)，現(xiàn)有的檔案柜（架）大都未給此種擺放方式留下足夠的空間，因此選用橫式檔案盒時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮檔案柜（架）的狀況。機(jī)關(guān)單位在選用檔案盒時(shí)，兩種格式的檔案盒只能選用一種，以簡(jiǎn)便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。

常見(jiàn)的檔案盒有 2 種材質(zhì)：塑料檔案盒，牛皮紙檔案盒；

常用的檔案盒規(guī)格有：35mm，55cm，75mm（厚度）。

檔案盒既是歸檔文件的裝具，也是固化盒內(nèi)歸檔文件位序的載體。制作良好、封面和盒脊項(xiàng)目編制規(guī)范的檔案盒，不但能很好地起到保護(hù)盒內(nèi)文件的作用，也為檢索、利用的順利進(jìn)行提供了保證。

檔案盒盒脊各項(xiàng)目具體填寫要求如下：

（1）全宗號(hào)：全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫，暫未給定的可先空置。

（2）年度：年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。（詳見(jiàn)解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號(hào)”）

（3）保管期限：保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。

（4）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）欄填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的類目名，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）欄也可以填寫機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。不按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的單位，盒脊上可以不印制機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)。（詳見(jiàn)解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號(hào)”）

起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格。檢索時(shí)在歸檔章上其他項(xiàng)目的配合下，通過(guò)將件號(hào)與檔案盒脊上的起止件號(hào)相對(duì)應(yīng)，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號(hào)一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號(hào)，也可以4位數(shù)為限幾年一段號(hào)。為方便平時(shí)管理，在移交進(jìn)館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號(hào)，在進(jìn)館時(shí)再按進(jìn)館要求進(jìn)行修改。