汽車租賃業(yè)被稱為交通運輸服務行，它因為無須辦理保險、無須年檢維修、車型可隨意更換等優(yōu)點，以租車代替買車來控制企業(yè)成本，這種在外企中十分流行的管理方式，正慢慢受到國內(nèi)企事業(yè)單位和個人用戶的青睞。

汽車租賃是指在約定時間內(nèi)，租賃經(jīng)營人將租賃汽車（包括載貨汽車和載客汽車）交付承租人使用，不提供駕駛勞務的經(jīng)營方式。汽車租賃的實質(zhì)是在將汽車的產(chǎn)權(quán)與使用權(quán)分開的基礎上，通過出租汽車的使用權(quán)而獲取收益的一種經(jīng)營行為。

承租人在車輛輛正常維修、保養(yǎng)、年審和保險由汽車租賃公司負責。因承租人延誤車輛的保養(yǎng)或年審，由此造成的損失由承租人負全部責任。

在租賃期內(nèi)，承租人要按《車輛使用手冊》操作及保養(yǎng)。在出車前，必須作常規(guī)檢查，如機油、剎車油、冷凝水、輪胎氣壓和燈光等，若發(fā)現(xiàn)問題，須速送租車公司指定的維修點維修，否則后果自負。

重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會議基本上委托當?shù)貙I(yè)機構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。

對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。