代理記賬機構必須使用專業(yè)的財務軟件處理記賬事宜， 財務軟件需要到財政局備案方可使用，有的代理記賬單位沒有采用財政部批準的財務軟件來替代手工記賬。

代理記賬機構應當與委托單位簽訂正式的委托代理合同

代理記賬機構應當有一定數量的專業(yè)從業(yè)人員

代理記賬機構應當有完整的工作流程以及有對流程非常熟悉的專業(yè)會計人員。

代理記賬機構收費要合理且明確。

代理記賬機構要有明確的服務項目及服務方式。

完善的財務交接

各種原始票據及涉稅資料，包括：

1、現金單據(差旅費、業(yè)務招待費、員工工資、社保費、通訊費、運輸費、郵遞費等);

2、銀行單據(提現、轉帳、電匯、進帳單、借款單等);

3、發(fā)票(本月1日—31日開具的所有發(fā)票);

4、一般納稅人需提供金稅卡中打出的清單(發(fā)票使用清單，當月銷售月統(tǒng)計)。

適合代理記賬的企業(yè)，應該是小型經濟組織，以及應當建賬的個體工商戶。一般以注冊資本、銷售額、從業(yè)人員、資產總額等情況進行綜合判斷。從實際情況看，委托代理記賬的經濟組織，基本上是中小企業(yè)。而應當建賬的個體工商戶，則是指從事生產經營并有固定生產經營場所，且沒有免除建賬義務的個體工商戶。

稅務代理是代理的一個組成部分，具有代理的一般屬性，屬于民事代理中委托代理的一種。具體來說，稅務代理就是指稅務代理人在國家法律規(guī)定的代理范圍內，受納稅人、扣繳義務人的委托，代為辦理稅務事宜的各項行為的總稱。 國家對從事稅務代理活動的專業(yè)技術人員實行注冊登記制度。按本規(guī)定取得中華人民共和國注冊稅務師執(zhí)業(yè)資格證書并注冊的人員，方可從事稅務代理活動。 一般來說，您可以在注冊稅務師的幫助下，減少納稅錯誤，用足，用活稅收優(yōu)惠政策，做好稅收籌劃，注冊稅務師還可以協調稅收征納雙方的分歧和矛盾，依法提出意見進行調解，也可接受您的委托向上級稅務機關申請相關事宜。