檔案柜怎么選擇
首先，檔案柜在選擇時首先應該考慮環(huán)境的特點以及自身需求，提前確定好擺放位置適合的類型，測量好尺寸，根據(jù)使用場合的不同，進行挑選。
其次，專門用于檔案管理，譬如檔案室或者圖書館等場合，就需要用檔案室檔案柜，這種用于存儲檔案資料，在設計上更加靈活，空間利用率高且更加平穩(wěn)，可以存儲更多的資料信息，提高的管理效率。
后，如果是辦公區(qū)使用，存放一些普通資料或者物品的辦公檔案柜，就不需要具備更多的功能，以簡潔實用為主。
檔案柜的使用技巧
檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時使用。 預歸檔管 文件管理 定義文件模板 結構定義、錄入字段設置、報表維護、排序設置、網頁發(fā)布字 段設置、條形碼字段設置、查重字段設置、攜帶字段設置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設置。 1.文件登記 主要負責對收集來的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉過來的文件信 理 息進行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設置相應代碼，錄入時自動產生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。
2.批量上傳電子文件 在實際工作中，用戶一般會先進行文件目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描。 掃描路徑設置 本功能用來設置文件庫或文件庫掛接電子文件的相關規(guī)則。 文件報表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報表。
3.查詢借閱 文件檢索 對文件庫進行跨類查詢。 文件查借閱登記 進行借閱登記。 文件查借閱管理 對文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計 文件統(tǒng)計 對系統(tǒng)內的文件數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。 文件保管 文件銷毀 實現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。
4.文件丟失登記 實現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進行文件的歸檔過程。 立卷選項 此模塊中選擇立卷的方式 檔 案 管 理 檔案管理 定義檔案模板 設置檔案庫的一些業(yè)務規(guī)則，其中包括：結構模板的定義、編 目字段的選擇、檔號規(guī)則設置、報表維護、排序設置、字段值設置、檔案庫關聯(lián)、網頁發(fā)布字段、條碼字段設置、查重字段設置、攜帶字段設置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。
5.檔案庫管理 建立檔案的分類庫。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護模塊，實現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設置相應代碼，錄入時自動產生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實際工作中，用戶一般會先進行檔案目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描，6.掃描路徑設置 本功能用來設置檔案庫或文件庫掛接電子文件的相關規(guī)則。 打印處理 報表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報表。 檔案專用 跨庫檢索 實檔案庫跨庫檢索。 跨類檢索 實檔案庫跨類檢索。
7.全文檢索 提供類似Google、百度的檢索模式，可對各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫等異質海量信息實現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關聯(lián)檢索、容錯檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。
8.利用模板設置 借閱模板設置功能是檔案實體借閱相關借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護。 檔案利用登記 檔案借閱登記實現(xiàn)檔案利用者對檔案實體(紙質檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實體外借申請，對借出的檔案進行相關信息的登記，如借出檔案的檔號、題名、借閱人、借出時間等信息。
檔案柜：屬辦公家具系列。也就是可以用來保留檔案材料的柜子；這個也是比擬傳統(tǒng)的保留檔案的裝具，平日是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木料或金屬制成，有的還做成組合式，離開為箱，疊放成柜。檔案柜的布局特色：檔案柜架體為雙柱式布局，每層可由兩塊或一整塊擱板構成，路軌采納冷拉方鋼和熱軋鋼構成，檔案柜層間距可調，檔案柜搖柄有圓盤式和搖把勢兩種，可隨意率性抉擇?？筛某呻妱?、電腦節(jié)制多功能檔案柜。 檔案柜本身特色：1、儲存量大：采納吊掛多層反轉展轉擱板，大大增加了有用庫容量。以格蕾特主動選層柜為例，配12層擱板，每層載3厘米厚度的材料46卷，總庫容量552卷。 2、主動：采納電腦聯(lián)網主動節(jié)制，完成主動捷徑選層。應用該設備管理文檔材料和物品，能大幅度的加重工作人員的勞動強度。
智能檔案柜種類和優(yōu)點
1、貯存量大：采用懸掛多層回轉擱板，大大增加了有效庫容量。以鋼之杰自動選層柜為例，配12層擱板，每層載3厘米厚度的資料46卷，總庫容量552卷。
2、自動：采用電腦聯(lián)網自動控制，實現(xiàn)自動捷徑選層。使用該設備管理文檔資料和物品，能大幅度的減輕工作人員的勞動強度。
3、操作簡便：工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉運行，直接提取、存放物品。
4、減少占地：用戶可根據(jù)庫房實際使用高度選擇不同型號的自動選層檔案柜，充分利用庫房空間，大量節(jié)省庫房占地面積(可節(jié)省庫房面積50%～60%)，減少基建投資規(guī)模