一個企業(yè)往往有很多檔案，它們通常多而雜，為了方便管理我們需要分門別類放進(jìn)檔案盒里，這次我們來了解一下檔案分類中的會計檔案和音像檔案。 會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，是紀(jì)錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。民營企業(yè)會計檔案收集范圍主要有： (1)會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證; (2)會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬(銀行日期賬、現(xiàn)金日記賬)、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬(公積金、養(yǎng)老金明細(xì)賬); (3)財務(wù)報告：月報、季報、年報(包括附表及文字說明)、其他財務(wù) (4)其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，以及會計檔案的移交清冊、保管清冊和銷毀清冊(此項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi))。 音像檔案是指在各項(xiàng)工作活動中直接形成的有保存價值的以錄音帶、錄像帶為信息載體的文件。記錄反映企業(yè)主要經(jīng)營管理活動和重要工作成果的錄音帶、錄像帶皆屬收集范圍，應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時收集。 (1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和人物參加與企業(yè)有關(guān)的重大活動的錄音帶、錄像帶。 (2)企業(yè)組織或參加的重要外事活動的錄音帶、錄像帶。 (3)記錄企業(yè)重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的錄音帶、錄像帶。 (4)項(xiàng)目基本建設(shè)過程中錄制的錄音帶、錄像帶。 (5)其他有保存價值的錄音帶、錄像帶。
紙質(zhì)檔案歸檔文件材料修整好后，應(yīng)使用檔案盒將檔案材料文件重新加以裝訂，即可防止文件丟失，又利于以后的保管和使用。關(guān)于紙質(zhì)檔案文件的裝訂方法，主要有如下： 裝訂前應(yīng)對有破損的文件進(jìn)行修復(fù)，如殘缺或折疊處有磨損的材料文件，應(yīng)對破損處修補(bǔ)和托裱。 傳真件的字跡耐久性差，不宜長期保存，應(yīng)對傳真件進(jìn)行復(fù)印后再歸檔，但應(yīng)注意，復(fù)印時墨粉濃度不能過大，應(yīng)單面復(fù)印。有些文件的紙張較大，需要折疊后才能裝訂，折疊時要飛量減少折疊的次數(shù)，折痕應(yīng)盡量錯開文字或圖表。如果文件頁數(shù)比較多，應(yīng)采用單張折疊，這樣方便歸檔后查閱。 裝訂時按照正本在前、定稿在后的順序，便于后期翻閱使用，如果采用左上角裝訂，應(yīng)將左側(cè)和上側(cè)對齊，采用左側(cè)裝訂應(yīng)將左側(cè)和下側(cè)對齊，如果使用線裝，應(yīng)對齊文件的右側(cè)和下沿。 以上就是紙質(zhì)檔案文件的裝訂方法，目前的檔案盒從制作材料上來分，有塑料檔案盒和紙質(zhì)的無酸紙檔案盒，其中無酸紙檔案盒可以使檔案文件長期保存不變質(zhì)、不發(fā)霉，對檔案文件起到保護(hù)作用。
DA/T24-2000無酸檔案盒卷皮卷盒用紙及紙板 無酸檔案盒卷皮卷盒用紙及紙板為卷筒紙，卷筒寬度為1600mm或按訂貨合同;寬度偏差不超過±5mm卷筒直徑為850mm±50mm無酸檔案卷皮紙卷盒紙的技術(shù)指標(biāo)及試驗(yàn)方法應(yīng)符合規(guī)定 外觀：紙及紙板表面應(yīng)平整光潔纖維組織均勻，不允許有褶子裂口洞眼透簾分層起毛等影響使用的紙病掛面的無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板塵?；虬吆壑笜?biāo)應(yīng)符合規(guī)定卷筒兩端面應(yīng)平整，弓形不超過15mm，鋸齒形不超過5mm每卷筒斷頭不允許超過3個，斷頭處用膠帶對接粘牢并做明顯標(biāo)記。
歸檔文件整理規(guī)則(歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000，中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn)2001-01-01實(shí)施) 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm30mm40mm等 四、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822-2000，發(fā)布時間19920720，公布形式：中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)) 科技檔案卷皮規(guī)格和制成材料：卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為102030405060mm六種卷夾的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度為20mm卷皮宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用無酸卷皮 卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量：卷內(nèi)目錄卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm或260mm×185mm卷內(nèi)目錄卷內(nèi)備考表宜采用70g以上白色書寫紙制作 案卷脊背標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量：案卷脊背標(biāo)簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10(2030405060)mm案卷脊背標(biāo)簽宜采用150g白色書寫紙制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上