在慶典的籌備組之內(nèi)，應(yīng)根據(jù)具體的需要，下設(shè)若干專項小組，在公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負責(zé)禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。

慶典的接待小組，原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應(yīng)變能力較強的男女青年組成。

接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場迎接或送別來賓。其二，來賓的引導(dǎo)。即由專人負責(zé)為來賓帶路，將其送到既定的地點。其三，來賓的陪同，對于某些年事已高或非常重要的來賓，應(yīng)安排專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。其四，來賓的接待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關(guān)照。

音響的準備。在舉行慶典之前，務(wù)必要把音響準備好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備，在關(guān)鍵時刻，絕不允許臨陣“罷工”，讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，擺放一些喜慶、歡快的樂曲，只要不搶占“主角”的位置，通常是可以的。但是對于播放的樂曲，應(yīng)選期進行審查。切勿屆時讓工作人員自由選擇，隨意播放背離慶典主題的樂曲，甚至是那些凄慘、哀怨、讓人心配和傷心落淚的樂曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。

一次慶典大致上應(yīng)包括下述幾項程序：

預(yù)備：請來座就座，出席者安靜，介紹佳賓。

項，宣布慶典正式開始，全體起立，奏，唱本單位之歌。

第二項，本單位主要負責(zé)人致辭。其內(nèi)容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等，其重點應(yīng)是報捷以及慶典的可“慶”之處。

第三項，邀請嘉賓講話，大體上講，出席此次的上級主要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位及社區(qū)關(guān)系單位，均應(yīng)有代表講話或致賀辭。不過應(yīng)當提前約定好，不要當場當眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對其署名單位或個人應(yīng)當公布。在進行公布時，可依照其“先來后到”為序，或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。

第四項，安排文藝演出。這項程序可有可無，如果準備安排，應(yīng)當慎選內(nèi)容，注意不要有悖于慶典的主旨。

第五項，邀請來賓進行參觀。如有可能，可安排來賓參觀本單位的有關(guān)展覽或車間等等。當然，此項程序有時亦可省略。