簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機或打印機。

文藝演出就是文藝匯演，字面意思就是文化藝術(shù)演出，指的是文學(xué)和藝術(shù)表演，也就是帶有文化性質(zhì)藝術(shù)氛圍的一種活動。

這種演出活動是指各單位的文藝節(jié)目集中起來，單獨或同臺演出，具有匯報、互相學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗的作用。

它的觀眾層次無論從年齡的差別、文化修養(yǎng)的高低還是社會地位的不同來比較，均有很廣泛的群眾基礎(chǔ)，是深受觀眾喜愛的一種藝術(shù)形式，如今它已成為老百姓茶余飯后不可缺少的一道文化大餐。

一場演出活動中，節(jié)目演員是必不可少。一般的商業(yè)演出節(jié)目包含：舞蹈類演出節(jié)目、明星藝人、樂器演出節(jié)目、特技雜技演出節(jié)目、行為藝術(shù)演出節(jié)目、文藝節(jié)目等，掌握更多的演出資源這將是演出成功的必要條件。