作為一種必不可少的辦公用品，檔案盒在日常辦公中依然有著很大的用處。 檔案盒主要是用于文件歸檔，使用檔案盒可以方便存取，易于文件存放。檔案盒作用主要是收集企業(yè)、學(xué)校等等機(jī)構(gòu)本身的信息資料，可以包括計(jì)劃、中間過(guò)程的草稿、成果、以及各種評(píng)價(jià)、相關(guān)的資料等。

檔案盒的原材料并不完全統(tǒng)一，可采用各種拉力適當(dāng)?shù)募垙堖M(jìn)行檔案盒的生產(chǎn)，具體的檔案盒規(guī)格大小可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行確定。檔案盒選用高質(zhì)量的好材料，運(yùn)用專業(yè)的設(shè)備加工制作而成，因?yàn)槭谴笈可a(chǎn)，可批發(fā)零售，價(jià)格適中。

機(jī)關(guān)部門對(duì)于辦公用品的擺放較為嚴(yán)格，比如每個(gè)檔案盒子上面的編號(hào)如果涉及過(guò)多，可以采用AA或者BB及CC這種樣式打頭的字母，后面加上具體的數(shù)字，這樣根據(jù)檔案的內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要的呈現(xiàn)出來(lái)。為了擴(kuò)展業(yè)務(wù)需要，有時(shí)候也可能會(huì)設(shè)置一些空檔編號(hào)，作為標(biāo)記作用，這個(gè)時(shí)候根據(jù)實(shí)際需求，進(jìn)行調(diào)整即可。

檔案盒既是歸檔文件的裝具，也是固化盒內(nèi)歸檔文件位序的載體。由于檔案盒里一般是重要的文件，所以保護(hù)檔案盒就等于保護(hù)文件，那么一般除了日常保養(yǎng)外，還需要學(xué)會(huì)檔案盒排架。排架是紙質(zhì)歸檔文件整理的尾巴環(huán)節(jié)，也是整個(gè)歸檔文件整理工作中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，直接影響到檔案實(shí)體管理和提供利用的效果。