各個(gè)單位的人事部門(mén)很重要，會(huì)存放大量的人事資料，分門(mén)別類(lèi)之后，要按照次序存放好，人事檔案盒是不可缺少的。

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

無(wú)酸紙是經(jīng)過(guò)酸性處理過(guò)的紙，680克無(wú)酸紙是由340克單層無(wú)酸紙雙裱而成的。無(wú)酸紙具有防霉防蟲(chóng)的功效，存放的文件時(shí)間長(zhǎng)，不變質(zhì)，是國(guó)家檔案局指定用紙。是做檔案盒的理想材料。顏色偏白，質(zhì)地厚硬。

機(jī)關(guān)部門(mén)對(duì)于辦公用品的擺放較為嚴(yán)格，比如每個(gè)檔案盒子上面的編號(hào)如果涉及過(guò)多，可以采用AA或者BB及CC這種樣式打頭的字母，后面加上具體的數(shù)字，這樣根據(jù)檔案的內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要的呈現(xiàn)出來(lái)。為了擴(kuò)展業(yè)務(wù)需要，有時(shí)候也可能會(huì)設(shè)置一些空檔編號(hào)，作為標(biāo)記作用，這個(gè)時(shí)候根據(jù)實(shí)際需求，進(jìn)行調(diào)整即可。

檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱(chēng)以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。檔案局文件中是這樣說(shuō)的，常規(guī)厚度有2、3、4cm也可以根據(jù)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況，來(lái)增加厚度。