紙質(zhì)檔案文文件在進行整理時要明確幾種情況，下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);具有保存價值的檔案盒文件處理單應(yīng)與正文作為一件;原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都歸入辦結(jié)年度.如:跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計劃歸開始年;跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間.

無落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件,需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

1、認真學(xué)習(xí),貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關(guān)檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.

2、對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準(zhǔn)確,系統(tǒng).

3、對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學(xué),組卷合理,保管科學(xué)和方便利用.

4、編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.

5、按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.

6、認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時采取補救措施.

7、嚴(yán)格遵守保密制度,不失密,不泄密.

8、嚴(yán)禁帶無關(guān)人員進入檔案室,離開檔案室須關(guān)門窗.

9、檔案工作人員調(diào)離崗位時,應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.

10、檔案室人員平時應(yīng)注意學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識,提高自身素質(zhì).

我公司擁有堅強的技術(shù)后盾，完善的質(zhì)量管理體系，優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，高素質(zhì)的員工隊伍，公司創(chuàng)建于1993年. 經(jīng)過多年的努力.擁有的檔案盒生產(chǎn)設(shè)備.多套專業(yè)生產(chǎn)流水線.擁有三座檔案盒生產(chǎn)車間以檔案內(nèi)容所反應(yīng)的重要問題作為分類方法，將全宗內(nèi)檔案分為若干類別的方式。這種分類方式能較好地堅持文件之間在內(nèi)容方面的接洽，使性質(zhì)雷同的文件比擬集中,避免或減少同類問題文件疏散的現(xiàn)象,并能比擬突出地反應(yīng)一個立檔單位重要工作運動的面孔，便于按專題查找和應(yīng)用檔案。但采取問題分類法應(yīng)當(dāng)穩(wěn)重，不應(yīng)輕易打亂組織機構(gòu)而先按問題分類。一般是在不可能或不適于按組織機構(gòu)分類，或者每個機構(gòu)內(nèi)文件相當(dāng)多而要再分屬類時才采取問題分類法。

依照問題分類首先要參照機關(guān)的職權(quán)范疇和基礎(chǔ)的工作義務(wù)，依據(jù)文件的實際狀態(tài)設(shè)類，不能依據(jù)一時的應(yīng)用須要隨便設(shè)類，也不容許設(shè)虛類。類目系統(tǒng)要力求簡略明白，層次也不宜過多。類別概念與全宗、各類概念之間，必需遵守相應(yīng)相稱、分類尺度同一性、子項互不相容的原則。類別概念的外延也不能與全宗名稱的外延等同，比如在某食糧局全宗內(nèi)，不能設(shè)置食糧類。同一級各類之間不能彼此交*，如設(shè)人事類的同時，不能再設(shè)干部任免類。在一份或一組文件內(nèi)容所屬類別伸縮性較大，或文件涉及幾個類目標(biāo)情形下，應(yīng)當(dāng)按文件內(nèi)容所反應(yīng)的重要問題正確無誤地歸入相應(yīng)問題的類別。為懂得決性、綜合性文件的歸類，通常應(yīng)設(shè)綜合類，或稱總類。

檔案防范蟲霉的措施如下：

1、對檔案制成資料和保管資料的請求

2、檔案紙張資料應(yīng)采取無酸紙。

3、館藏檔案在縮微、數(shù)字化進程中的蟲霉預(yù)防。

4、對蟲霉沾染源把持的請求

5、檔案存放在一個干凈的環(huán)境，保持檔案合適的溫濕度。

6、增強對檔案的蟲霉檢討。

7、檔案在包裝、寄存、運輸進程中要嚴(yán)厲把持害蟲、霉菌對檔案的沾染侵蝕。

8、檔案空庫在檔案入庫前應(yīng)進行殺蟲處置。