檔案借閱制度
一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團(tuán)級以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責(zé)任;
五,閱檔時,應(yīng)保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴(yán)禁吸煙,確保;
六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動手續(xù).
一,歸檔文件在進(jìn)行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間.
6,無落日期的文件要標(biāo)注日期
此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.
8,臨時機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.
(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機(jī)關(guān)的重要文件,上級針對本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報告和調(diào)查研究材料.
(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).
(2) 直屬上級機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料.
(3) 下級機(jī)關(guān)報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機(jī)關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.
(2) 上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.
(3) 下級機(jī)關(guān)報送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時應(yīng)注意以下幾點:
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
“當(dāng)時‘文革’剛結(jié)束，很多檔案殘缺不全。”接手工作后，杜洪英開始奔走玉環(huán)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門，不停尋找、清查、整理各類檔案盒。有時為尋得一份材料，她輾轉(zhuǎn)車輛、步行數(shù)里；有時則顛簸乘船、一路嘔吐到達(dá)偏遠(yuǎn)海島……三年里，杜洪英硬是收齊做全了6000多份材料。
“檔案內(nèi)的一紙一頁都關(guān)系一個人的切身利益?！倍藕橛F(xiàn)仍記得，1983年，玉環(huán)有100多名轉(zhuǎn)干企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，因單位轉(zhuǎn)制或破產(chǎn)沒來得及填寫干部履歷，導(dǎo)致應(yīng)補(bǔ)檔案缺失。當(dāng)年，在領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人沒有要求的情況下，杜洪英主動跑到縣勞動人事局等部門，事先要到了證明函。
事隔10多年后，先前轉(zhuǎn)干的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)即將退休，卻發(fā)現(xiàn)自己的干部身份仍未明確，便決意上訪。得知情況后，杜洪英連夜翻箱倒柜，找到證明函，幫助那100多人明確了身份和待遇。
30年來，為求檔案管理有序準(zhǔn)確，杜洪英先后進(jìn)行了6次大整理，并摸索出單位分類法、四角號碼編目法、姓氏筆劃編目法等一整套全新管理辦法，使玉環(huán)7000多份干部人事檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊，通過了全國人事檔案一級標(biāo)準(zhǔn)驗收。
也正是在杜洪英的輔導(dǎo)和幫助下，玉環(huán)縣教育局、衛(wèi)生局和信用聯(lián)社等單位的檔案管理水平逐年提高，先后通過了全國人事檔案一級標(biāo)準(zhǔn)驗收。
“檔案室就是我的家，誰會厭煩自己的家呢？”對于有些人眼中枯燥無味的檔案管理，杜洪英有自己的一番理解，“管檔案就像做家務(wù)，沒做完總讓人放心不下?！?/p>
在使用檔案盒的過程中，不能想怎么用就怎么用，不恰當(dāng)?shù)氖褂?，可能會損壞了檔案盒。而后期對檔案盒的保護(hù)也非常重要。檔案盒使用需要注意哪些，如何保護(hù)好檔案盒？下面就結(jié)合這兩個問題一起來了解下。
使用檔案盒的相關(guān)注意事項：
檔案檢查。對于館藏檔案的狀況應(yīng)定期進(jìn)行檢查，必要時可臨時進(jìn)行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時要逐卷進(jìn)行，要作出詳細(xì)記錄并寫出正式報告。一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴(yán)重破損等問題，要及時采取措施，妥善處理。
檔案調(diào)出和歸還。調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要?dú)w還原位。檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護(hù)設(shè)備，合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案無損。
檔案排架。可視不同情況分別采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統(tǒng)等，將館藏檔案劃分為若干類別進(jìn)行排架；流水排架即按照檔案全宗進(jìn)館的時間順序排架；分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內(nèi)再按全宗進(jìn)館時間順序排架。無論采用何種方法，屬于一個全宗的檔案均應(yīng)集中排放，不應(yīng)分散和混雜。