檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設計和制作。

檔案盒材質分類

對科技檔案進行分類可按照以下幾種方法分類：

1、按工程項目分類，這種方法適合基建檔案、工程設計檔案和建筑施工檔案。它的特點是同一工程項目的全部檔案資料放在一起，可以反映一個工程項目的情況，便于查找和使用檔案。

2、按型號進行分類，這種方法適合對產品檔案進行分類。以產品或型號設備為分類單元，同一個型號的產品或設備檔案集中在一起，保持其完整成套，可以反映某個產品的全貌，方便利用。

3、按專業(yè)性質進行分類，適合用于對象和內容標準化、通用化或互換性較強的檔案，相關的科技檔案材料按專業(yè)性質集中，便于從專業(yè)角度查找、利用科技檔案，方便同類型生產和促進、發(fā)展標準化工作。

4、按地區(qū)進行分類，可以根據檔案內容反映的地域特征進行分類，在內容和形成方面具有鮮明的地域特征。

5、按檔案形成的時間或檔案內容所反映的時間進行分類。此方法方便從以往聯系的角度分析相關時間內的事件。

紙質檔案文文件在進行整理時要明確幾種情況，下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);具有保存價值的檔案盒文件處理單應與正文作為一件;原件與復印件或手抄件,應作為一件;轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;回復性文件在前,報請性文件在后;結論性材料在前,依據性材料在后;漢文本在前,少數民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:跨年度的會議文件材料,統一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統一歸在結案年;跨年度的請示與批復,統一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計劃歸開始年;跨年度的總結歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準;正文與附件為一件,以正文為準;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;來文與復文為一件,以復文為準;多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.

無落日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件,需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類.

以下分為六大類

一、分類

? 按 內容（名稱） 分類：即上述“家庭檔案的內容”所列 11 個大類分類。也可按著 11 個大類當中的某些小類設置類別，如信件類、照片類、榮譽證書類、購物發(fā)票類、攝影作品類、稿件類、書法類、繪畫類、剪紙類、剪報類等等，這些類按家庭檔案材料的具體內容、形式、載體等靈活設置。

? 按 家庭成員 分類：即按家庭檔案內容所涉及 （ 針對）的成 員或形成家庭檔案材料的成員設置類別。如父親檔案、母親檔案、子女檔案等。此方法適用于個人特征或隸屬關系比較明顯的家庭檔案，如日記、證書、畢業(yè)證、工資條、照片、文章、病歷、信件等。

溫馨提示 ：上述兩種方法一般情況下不單獨使用，而是結合起來使用，即：

①先按內容（名稱）分類，后按家庭成員分類。例如榮譽證書、信件、照片等家庭檔案，可首先按榮譽證書設置一級類別，然后按家庭成員設置二級類別，即把各個家庭成員的榮譽證書分開，每個成員的集中在一起。

②先按家庭成員分類，后按內容（名稱）分類。如子女檔案的分類，“某子女檔案”為一級類別，然后可按成長記錄，體檢表，照片，榮譽證書，作業(yè)，成績單，畢業(yè)證等具體內容設置二級類別或按履歷類、榮譽類、證書類、聲像類、學習類、健康類等設置二級類別。

二、排序

按形成 時間先后 順序或按 重要程序 排列。

三、材料整理

1 、對于規(guī)格較小或破損的紙質材料，為便于保管，避免零亂，需要 粘貼或托裱 。例如購物發(fā)票、工資條、旅游門票等等。

2 、粘貼時不要使用漿糊，可用 膠水或雙面膠 ，以免生蟲、發(fā)霉。

四、編制序號

1 、家庭檔案以每 1 份（件、冊、張、本、套）為單位編順序號（阿拉伯數字）；

2 、屬于同一類別的檔案連續(xù)編號；

3 、編號的位置在每份（件、冊、張、本、套）檔案材料的 首頁 ，可 直接用筆 書寫，不便直接書寫的，可以書寫在 口取紙 上，然后粘貼牢固即可。

五、裝盒（袋）

1 、盒子（袋）的外觀、規(guī)格可視檔案材料的形式、材料、大小來選擇。如紙質檔案盒、塑料文件盒、家庭購買物品的包裝盒或自己定制的盒子等。盒子不拘形式，只要整齊美觀，利于保管，便于使用即可。

2 、對于圖書，集郵冊等便于存放的家庭檔案，可不裝盒。

3 、盒脊背要注明 類別名 、 年度（年代） 、 姓名 等項目，以便查找。

六、編制目錄

1 、 一盒（袋） 內存放 多份 （件、冊）檔案材料的，以 盒 為單位登記、放置目錄，即一盒（袋）一份目錄； 一盒（袋） 內只存放 一份 （件、冊）檔案材料的，以 一個類別 為單位登記、放置目錄，即一類一份目錄。

2 、目錄所列項目視檔案材料的具體特征來設定， 順序號、題名、日期 是 必備 項目。其中“順序號”與上述“編制序號”中的順序號一致。

３、目錄一式 兩份 ，一份入盒（袋），另一份 集中存放 ，作為檢索目錄，以便于查找。