一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.
6,無落日期的文件要標注日期
此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結歸入辦結年.
8,臨時機構(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學校檔案盒實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關國家建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機關制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統(tǒng)計報表;機構演變,機關領導人任免等文件材料.
(2) 同本機關產生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本機關所作的決定,批復,報告和調查研究材料.
(3) 本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等).
(2) 直屬上級機關下發(fā)的屬于機關主管業(yè)務或非直屬上級機關頒發(fā)的針對本機關主管業(yè)務,并需要貫徹實行的一般性文件材料.
(3) 下級機關報送的年度工作總結,報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機關一般事務性的文件材料.
(2) 上級機關和同級機關頒發(fā)的非主管機關業(yè)務但需要參照執(zhí)行的文件材料.
(3) 下級機關報送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機關轉發(fā)上級的業(yè)務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內容不向無關人員談論,泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的無酸紙檔案盒材料;
四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續(xù);
五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;
六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;
二,檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進入檔案室.
二,每學年結束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時交檔案室保管.
三,每學年的文書檔案,人事檔案,照片檔案,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊.
四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴禁在檔案室內吸煙.
三,檔案人員崗位制度
一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.
二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統(tǒng).
三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.
六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質和損壞的檔案及時采取補救措施.
七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴禁帶無關人員進入檔案室,離開檔案室須關門窗.
九,檔案工作人員調離崗位時,應將工作有關內容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時應注意學習有關檔案業(yè)務知識,提高自身素質.
四,立卷歸檔制度
一,學校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關規(guī)定及時歸檔,集中管理,便于利用;
二,學校全部檔案應視為一個整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學校各處室兼管檔案人員負責監(jiān)督檢查本處室應歸檔材料的收集和整理工作,確保學校檔案材料,完整,準確,系統(tǒng),并及時向檔案室辦理交接手續(xù);
四,檔案員負責全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業(yè)務檔案立卷歸檔工作進行指導,監(jiān)督和檢查,保證學校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎上,及時對檔案進行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
五,檔案借閱制度
一,本校各業(yè)務部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領導批準后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經(jīng)分管領導批準后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學校分管領導批準,并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;
五,閱檔時,應保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;
六,因工作需要調離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調動手續(xù).
六,檔案保密制度
一,檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和有關保密規(guī)定,嚴守黨和國家機密,熟悉掌握保密級別具體范圍;
二,借閱機密檔案時,應按照保密規(guī)定,嚴格履行審批手續(xù);
三,根據(jù)工作需要,凡經(jīng)批準摘錄,復制的檔案材料,須經(jīng)檔案人員核對無誤后,加蓋公章,方可交接;
四,任何人不得泄露機密,對泄密者應按照有關規(guī)定追究責任;銷毀檔案,要嚴格按制度執(zhí)行,必須有兩人監(jiān)銷,以防泄密;
五,無關人員不得擅自進入檔案室.
公司主要生產：檔案盒
檔案盒是現(xiàn)代文件資料保存常用的一種檔案裝具，文件長久完整的保存離不開檔案盒，可見檔案盒的重要性。要想使檔案文件長久保存不生霉蟲蝕，平時一定要對檔案盒進行正確保存和養(yǎng)護，做好正確的保護措施，才不會隨著使用時間的增長，發(fā)生不必要的麻煩。正確的保存方法是：存放時可以在盒子的周邊放一些防蟲防霉劑，這樣可以檔案盒起到養(yǎng)護的作用；同時還應該注意檔案室的濕度，使無檔案盒在一個合適的環(huán)境中存放，保持通風干燥，避免因濕度過大而使檔案資料受潮發(fā)霉。
正確的使用，再加上良好的保存管理，能延長檔案盒的使用時間，同時也能讓資料得到很好的保管和存放等。建議大家在使用檔案盒的時候，一定要認真一點，不要隨意損壞。良好的行為習慣，對檔案盒而言，至關重要。
臺山市今日文具塑品有限公司是一家集設計、開發(fā)、生產、銷售、服務為一體檔案盒廠家，主要生產文件夾，檔案夾，快勞夾，活頁夾，資料夾，資料冊，檔案盒，紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數(shù)百個品種的辦公文具用品。如需要各種類型的檔案盒敬請聯(lián)系我們哦，我們也可以檔案盒定制單，滿足企業(yè)需求。
紙質檔案如何進行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質檔案放在強光處，重要的檔案更要特別進行保管，應放在暗處通風的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進入檔案室內。定期對檔案進行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應及時處理。
紙質檔案的保管應認真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應采取相應的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質檔案的保管存放，可以使用檔案盒進行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質。