一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內(nèi)容不向無關(guān)人員談?wù)?泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的無酸紙檔案盒材料;
四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續(xù);
五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;
六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;
二,檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進入檔案室.
二,每學年結(jié)束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時交檔案室保管.
三,每學年的文書檔案,人事檔案,照片檔案,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊.
四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴禁在檔案室內(nèi)吸煙.
三,檔案人員崗位制度
一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關(guān)檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.
二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統(tǒng).
三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.
六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時采取補救措施.
七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴禁帶無關(guān)人員進入檔案室,離開檔案室須關(guān)門窗.
九,檔案工作人員調(diào)離崗位時,應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時應(yīng)注意學習有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識,提高自身素質(zhì).
四,立卷歸檔制度
一,學校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時歸檔,集中管理,便于利用;
二,學校全部檔案應(yīng)視為一個整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學校各處室兼管檔案人員負責監(jiān)督檢查本處室應(yīng)歸檔材料的收集和整理工作,確保學校檔案材料,完整,準確,系統(tǒng),并及時向檔案室辦理交接手續(xù);
四,檔案員負責全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時對各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查,保證學校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時做好收集工作基礎(chǔ)上,及時對檔案進行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應(yīng)檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
五,檔案借閱制度
一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);
四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;
五,閱檔時,應(yīng)保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;
六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動手續(xù).
六,檔案保密制度
一,檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)保密規(guī)定,嚴守黨和國家機密,熟悉掌握保密級別具體范圍;
二,借閱機密檔案時,應(yīng)按照保密規(guī)定,嚴格履行審批手續(xù);
三,根據(jù)工作需要,凡經(jīng)批準摘錄,復(fù)制的檔案材料,須經(jīng)檔案人員核對無誤后,加蓋公章,方可交接;
四,任何人不得泄露機密,對泄密者應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定追究責任;銷毀檔案,要嚴格按制度執(zhí)行,必須有兩人監(jiān)銷,以防泄密;
五,無關(guān)人員不得擅自進入檔案室.
公司主要生產(chǎn)：檔案盒
紙質(zhì)檔案如何進行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強光處，重要的檔案更要特別進行保管，應(yīng)放在暗處通風的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進入檔案室內(nèi)。定期對檔案進行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時處理。
紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。
在用的檔案盒一般都是使用無酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢，它可以使檔案文件長期保存也不會變質(zhì)、褪色，可以起到防霉防蟲的效果，所以可以對盒子里面的文件起到保護作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類型的檔案盒，分別對不同的文件進行歸檔保管，使用效果較好。
從檔案保護的目的出發(fā)，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。今日文具整理了各類檔案盒尺寸要求及封面項目填寫方法，僅供大家參考，有任何問題敬請留言。
《歸檔文件整理規(guī)則》中檔案盒相關(guān)規(guī)定：
1、檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等
2 、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
檔案盒
3、檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。