在使用檔案盒的過(guò)程中，不能想怎么用就怎么用，不恰當(dāng)?shù)氖褂茫赡軙?huì)損壞了檔案盒。而后期對(duì)檔案盒的保護(hù)也非常重要。檔案盒使用需要注意哪些，如何保護(hù)好檔案盒？下面就結(jié)合這兩個(gè)問(wèn)題一起來(lái)了解下。
使用檔案盒的相關(guān)注意事項(xiàng)：
檔案檢查。對(duì)于館藏檔案的狀況應(yīng)定期進(jìn)行檢查，必要時(shí)可臨時(shí)進(jìn)行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時(shí)要逐卷進(jìn)行，要作出詳細(xì)記錄并寫出正式報(bào)告。一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴(yán)重破損等問(wèn)題，要及時(shí)采取措施，妥善處理。
檔案調(diào)出和歸還。調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點(diǎn)交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要?dú)w還原位。檔案庫(kù)房管理。要建立完善的檔案庫(kù)房管理制度，配備必要的防護(hù)設(shè)備，合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項(xiàng)工作，保持整潔、有序，保證檔案無(wú)損。
檔案排架?？梢暡煌闆r分別采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時(shí)期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統(tǒng)等，將館藏檔案劃分為若干類別進(jìn)行排架；流水排架即按照檔案全宗進(jìn)館的時(shí)間順序排架；分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內(nèi)再按全宗進(jìn)館時(shí)間順序排架。無(wú)論采用何種方法，屬于一個(gè)全宗的檔案均應(yīng)集中排放，不應(yīng)分散和混雜。
檔案盒是現(xiàn)代文件資料保存常用的一種檔案裝具，文件長(zhǎng)久完整的保存離不開檔案盒，可見檔案盒的重要性。要想使檔案文件長(zhǎng)久保存不生霉蟲蝕，平時(shí)一定要對(duì)檔案盒進(jìn)行正確保存和養(yǎng)護(hù)，做好正確的保護(hù)措施，才不會(huì)隨著使用時(shí)間的增長(zhǎng)，發(fā)生不必要的麻煩。正確的保存方法是：存放時(shí)可以在盒子的周邊放一些防蟲防霉劑，這樣可以檔案盒起到養(yǎng)護(hù)的作用；同時(shí)還應(yīng)該注意檔案室的濕度，使無(wú)檔案盒在一個(gè)合適的環(huán)境中存放，保持通風(fēng)干燥，避免因濕度過(guò)大而使檔案資料受潮發(fā)霉。
正確的使用，再加上良好的保存管理，能延長(zhǎng)檔案盒的使用時(shí)間，同時(shí)也能讓資料得到很好的保管和存放等。建議大家在使用檔案盒的時(shí)候，一定要認(rèn)真一點(diǎn)，不要隨意損壞。良好的行為習(xí)慣，對(duì)檔案盒而言，至關(guān)重要。
臺(tái)山市今日文具塑品有限公司是一家集設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)為一體檔案盒廠家，主要生產(chǎn)文件夾，檔案夾，快勞夾，活頁(yè)夾，資料夾，資料冊(cè)，檔案盒，紙類文件夾、PP文件夾、PVC孔夾等三大類數(shù)百個(gè)品種的辦公文具用品。如需要各種類型的檔案盒敬請(qǐng)聯(lián)系我們哦，我們也可以檔案盒定制單，滿足企業(yè)需求。
檔案的保管是一個(gè)重要過(guò)程，紙質(zhì)檔案雖然容易損壞但也有它自身的應(yīng)用價(jià)值，所以也一直被人們使用。但由于紙質(zhì)檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對(duì)于保管也十分復(fù)雜，所以需要具有相關(guān)知識(shí)的人員專門對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類和保管。
我們先來(lái)看看哪些因素會(huì)影響紙質(zhì)檔案的存放，需要我們注意哪些事項(xiàng)。強(qiáng)光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風(fēng)會(huì)使空氣的潮濕度過(guò)大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會(huì)模糊，甚至發(fā)霉。紙質(zhì)檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因?yàn)闇囟冗^(guò)高會(huì)使紙中的分子活躍，使紙質(zhì)檔案的壽命變短，而且溫度過(guò)高會(huì)對(duì)一些生物的繁衍提供環(huán)境，對(duì)檔案的造成威脅。
空氣中的灰塵也會(huì)對(duì)檔案紙?jiān)斐善茐?，灰法吸附到紙張上，時(shí)間長(zhǎng)了文字的辨識(shí)度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時(shí)，還會(huì)對(duì)對(duì)紙張的保存造成威脅。
紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測(cè)量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對(duì)檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對(duì)檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時(shí)處理。
紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個(gè)人或事的一個(gè)過(guò)程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無(wú)酸紙制作，可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。