紙質(zhì)檔案文文件在進(jìn)行整理時(shí)要明確幾種情況，下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補(bǔ)充說(shuō)明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁(yè)數(shù)多,也可各為一件);具有保存價(jià)值的檔案盒文件處理單應(yīng)與正文作為一件;原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;報(bào)表,名冊(cè),圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;請(qǐng)示與批復(fù),報(bào)告與批示,問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書,原則上作為一件.如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說(shuō)明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;回復(fù)性文件在前,報(bào)請(qǐng)性文件在后;結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;不同文字的文本,無(wú)特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會(huì)議通過(guò)日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來(lái)說(shuō)就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對(duì)年度歸類的做法,對(duì)于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開會(huì)議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:跨年度的會(huì)議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說(shuō)明;回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計(jì)劃歸開始年;跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說(shuō),正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);來(lái)文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.

無(wú)落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見(jiàn)于內(nèi)部文件,需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識(shí),通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

科技檔案的管理主要包括以下幾點(diǎn)，請(qǐng)參閱：

1、時(shí)光分類法是依照科技檔案形成時(shí)光或檔案內(nèi)容所反應(yīng)的時(shí)光特點(diǎn)進(jìn)行類別劃分的方式。便于從歷史接洽的角度縱向剖析研討相干時(shí)光內(nèi)的景象、水文等規(guī)律。

套，反應(yīng)一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)裝備的全貌及其內(nèi)部組、部件之間的構(gòu)造附屬關(guān)系，便于成套應(yīng)用。

2、課題分類法是實(shí)用于科研檔案進(jìn)行分類。它是在全體科研檔案的范疇內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的研討課題為分類單元，劃分科檔的方式。其特色是便于實(shí)現(xiàn)一個(gè)研討課題檔案資料的成套集中管理，能體系地反應(yīng)出研討課題的自然過(guò)程，便于按課題查找應(yīng)用。

3、工程項(xiàng)目分類法是實(shí)用于基建檔案、工程設(shè)計(jì)檔案和建筑施工檔案。以工程項(xiàng)目為分類單元。其特色是：同一個(gè)工程項(xiàng)目標(biāo)全體科技檔案集中在一起，不突破工程項(xiàng)目界線，反應(yīng)一個(gè)工程項(xiàng)目標(biāo)全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和應(yīng)用有關(guān)和科技檔案。

4、型號(hào)分類法是實(shí)用于對(duì)產(chǎn)品檔案和裝備檔案進(jìn)行分類。以各個(gè)瑾的產(chǎn)品或各個(gè)型號(hào)的裝備為分類單元，劃分科檔類別的方式。特色是：同一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或裝備檔案集中在一起，堅(jiān)持其完全成5、專業(yè)分類法是按科技檔案所反應(yīng)的專業(yè)性質(zhì)，進(jìn)行類別劃分的方式。多實(shí)用于其對(duì)象和內(nèi)容尺度化、通用化或互換性較強(qiáng)的科技檔案，實(shí)用于從專業(yè)角度應(yīng)用科技檔案的企、事業(yè)單位。特色是相干的科技檔案資料按專業(yè)性質(zhì)集中，便于從專業(yè)角度查找、應(yīng)用科技檔案，便于組織同類型生產(chǎn)和增進(jìn)、發(fā)展尺度化工作。比如土建、構(gòu)造、暖通等。

6、地區(qū)分類法是依據(jù)科技檔案內(nèi)容所反應(yīng)的地區(qū)特點(diǎn)劃分其類別。比如景象、水文、地質(zhì)等。在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地區(qū)特點(diǎn)。

我公司擁有堅(jiān)強(qiáng)的技術(shù)后盾，完善的質(zhì)量管理體系，優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，高素質(zhì)的員工隊(duì)伍，公司創(chuàng)建于1993年. 經(jīng)過(guò)多年的努力.擁有的檔案盒生產(chǎn)設(shè)備.多套專業(yè)生產(chǎn)流水線.擁有三座檔案盒生產(chǎn)車間以檔案內(nèi)容所反應(yīng)的重要問(wèn)題作為分類方法，將全宗內(nèi)檔案分為若干類別的方式。這種分類方式能較好地堅(jiān)持文件之間在內(nèi)容方面的接洽，使性質(zhì)雷同的文件比擬集中,避免或減少同類問(wèn)題文件疏散的現(xiàn)象,并能比擬突出地反應(yīng)一個(gè)立檔單位重要工作運(yùn)動(dòng)的面孔，便于按專題查找和應(yīng)用檔案。但采取問(wèn)題分類法應(yīng)當(dāng)穩(wěn)重，不應(yīng)輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問(wèn)題分類。一般是在不可能或不適于按組織機(jī)構(gòu)分類，或者每個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)文件相當(dāng)多而要再分屬類時(shí)才采取問(wèn)題分類法。

依照問(wèn)題分類首先要參照機(jī)關(guān)的職權(quán)范疇和基礎(chǔ)的工作義務(wù)，依據(jù)文件的實(shí)際狀態(tài)設(shè)類，不能依據(jù)一時(shí)的應(yīng)用須要隨便設(shè)類，也不容許設(shè)虛類。類目系統(tǒng)要力求簡(jiǎn)略明白，層次也不宜過(guò)多。類別概念與全宗、各類概念之間，必需遵守相應(yīng)相稱、分類尺度同一性、子項(xiàng)互不相容的原則。類別概念的外延也不能與全宗名稱的外延等同，比如在某食糧局全宗內(nèi)，不能設(shè)置食糧類。同一級(jí)各類之間不能彼此交*，如設(shè)人事類的同時(shí)，不能再設(shè)干部任免類。在一份或一組文件內(nèi)容所屬類別伸縮性較大，或文件涉及幾個(gè)類目標(biāo)情形下，應(yīng)當(dāng)按文件內(nèi)容所反應(yīng)的重要問(wèn)題正確無(wú)誤地歸入相應(yīng)問(wèn)題的類別。為懂得決性、綜合性文件的歸類，通常應(yīng)設(shè)綜合類，或稱總類。

1、各級(jí)組織、人事部門對(duì)所管理干部都要樹立干部檔案。干部檔案分為正本和副本，副本依據(jù)工作須要樹立。

2、干部檔案正本由歷史地、地反應(yīng)干部情形的資料構(gòu)成。內(nèi)容及其分類：

3、履歷資料；自傳資料；

4、鑒定、考察、考核資料；

5、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技巧職務(wù)資料（包含學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成就表和評(píng)聘專業(yè)技巧職務(wù)、考績(jī)、審批資料）；

6、歷史情形的審查資料（包含甄別、復(fù)查資料和根據(jù)資料，黨籍、加入工作時(shí)光等問(wèn)題的審查資料）；

7、加入中國(guó)共青團(tuán)及民主黨派的資料；

8、嘉獎(jiǎng)資料（包含科學(xué)技巧和業(yè)務(wù)嘉獎(jiǎng)好漢榜樣先進(jìn)業(yè)績(jī)）；

9、處罰資料（包含甄別、復(fù)查資料，免于處罰的處置看法）；

10、錄用、任免、聘請(qǐng)、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職資料及各種代表會(huì)代表登記表等資料；

11、其他可供組織上參考的資料。

干部檔案副本是于部檔案正本重要資料的復(fù)制件。