一,歸檔文件在進(jìn)行整理時(shí),首先必須明確幾種情況

下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:

①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說(shuō)明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁(yè)數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價(jià)值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報(bào)表,名冊(cè),圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;⑧請(qǐng)示與批復(fù),報(bào)告與批示,問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書(shū),原則上作為一件.如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說(shuō)明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報(bào)請(qǐng)性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無(wú)特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.

3,文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會(huì)議通過(guò)日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來(lái)說(shuō)就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對(duì)年度歸類的做法,對(duì)于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

4,跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開(kāi)會(huì)議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會(huì)議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開(kāi)歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說(shuō)明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計(jì)劃歸開(kāi)始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

5,幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說(shuō),①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來(lái)文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.

6,無(wú)落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見(jiàn)于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識(shí),通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

7,專門(mén)年度的分類方法

如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門(mén)年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時(shí),對(duì)這部分工作中形成的文件,就按照專門(mén)年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計(jì)劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.

8,臨時(shí)機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時(shí)間不長(zhǎng)(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔.

9,保管期限的劃分

原則上參照國(guó)家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.

,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)(即50年以上)利用價(jià)值的定為保管.它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問(wèn)題形成的文件材料;召開(kāi)重要會(huì)議的文件材料;重要的請(qǐng)示,報(bào)告,總結(jié),綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.

(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件,上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報(bào)告和調(diào)查研究材料.

(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料.

長(zhǎng)期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)(即15—50年左右)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件,定為長(zhǎng)期保管,它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料;一般會(huì)議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).

(2) 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實(shí)行的一般性文件材料.

(3) 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié),報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

短期,凡是在較短時(shí)間內(nèi)(如15年以內(nèi))對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管.它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.

(2) 上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照?qǐng)?zhí)行的文件材料.

(3) 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性的文件材料.

10,根據(jù)本單位的保管期限表,對(duì)當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.

(2) 應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限.

(3) 一個(gè)問(wèn)題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問(wèn)題的完整性,可本著就高不就低的原則.

(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)的業(yè)務(wù)文件,沒(méi)有提出具體意見(jiàn)的打印件作短期.

歸檔文件整理工作步驟

步 分類

我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機(jī)構(gòu)分類法,教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會(huì)類等按類目分類法.

我校原則上采用:年度——機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目——保管期限分類法

機(jī)構(gòu)分類法,是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件的分類,它主要針對(duì)黨群,行政類檔案.

模式:年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法

示例:2003年,校長(zhǎng)辦公室,,長(zhǎng)期,短期

即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類,再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類,這種分類方法運(yùn)用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫(kù)房排架時(shí),每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架,不必預(yù)先留空,也避免了倒架,庫(kù)房管理非常方便.同時(shí),可將一個(gè)年度同一機(jī)構(gòu)形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實(shí)體查閱.此方法特別適用于推行部門(mén)整理歸檔的單位.

采用機(jī)構(gòu)分類法能地保持全宗內(nèi)文件在來(lái)源方面固有的聯(lián)系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時(shí),由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某些方面的職能和任務(wù),按機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對(duì)于現(xiàn)行機(jī)關(guān),在文件由各機(jī)構(gòu)分工整理(即原來(lái)推行的文書(shū)處理部門(mén)立卷)的情況下,每個(gè)機(jī)構(gòu)向檔案館移交的歸檔文件,就自然構(gòu)成一類,使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計(jì)大大簡(jiǎn)化.

1,采用機(jī)構(gòu)分類,一般來(lái)說(shuō),有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè),機(jī)構(gòu)名稱就是類名.采用機(jī)構(gòu)分類法,原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中.有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu);②以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件,則歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中;③業(yè)務(wù)部門(mén)起草,以機(jī)關(guān)辦公室名義發(fā)出的,如果內(nèi)容屬該部門(mén)職責(zé)或業(yè)務(wù),則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草發(fā)文的機(jī)構(gòu)內(nèi).

2,機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu),應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時(shí)臨時(shí)機(jī)構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合并辦公,并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu),那么形成的文件應(yīng)歸入內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中;如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及兩個(gè)以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu),則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容,數(shù)量多少等,由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類方法.

3,各職能機(jī)構(gòu)下又設(shè)機(jī)構(gòu)的,一般應(yīng)選擇職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類;業(yè)務(wù)獨(dú)立性強(qiáng),職能重要的,也可選擇職能機(jī)構(gòu)的下設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類.

類目分類法,是根據(jù)各業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的不同類別,不同項(xiàng)目的歸檔文件的分類,它主要針對(duì)教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會(huì)類檔案.

模式:年度——類目——保管期限

示例:a,2003年,教學(xué)類研究生教育中的學(xué)位,永,長(zhǎng),短

b,2003年,基建類第18項(xiàng)工程,永,長(zhǎng),短

即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按類目(即類別或項(xiàng)目)分類,再在類別或項(xiàng)目下面按保管期限分類.

第二步 裝訂

歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.

1,裝訂前,對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)以延長(zhǎng)其壽命.修復(fù)主要針對(duì)一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進(jìn)行修補(bǔ)和托裱.

2,復(fù)制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制.比如傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔.復(fù)印時(shí),墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且采用單面復(fù)印.

3,對(duì)某些特殊超大的紙張(報(bào)表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡(jiǎn)單,但要注意盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁(yè)數(shù)較多時(shí),宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.

4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書(shū)釘,曲別針等.但對(duì)于15年以內(nèi)的短期文件可以不拆釘.

5,裝訂時(shí),正本在前,定稿在后,來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后,再將"件"內(nèi)各頁(yè)按一定的方式對(duì)齊,便于日后翻閱利用.一般來(lái)說(shuō),采用左上角裝訂的,應(yīng)將左,上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左,下側(cè)對(duì)齊;采用線裝的,對(duì)齊右邊和下沿.

為了盡量降低成本,簡(jiǎn)便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂保存的檔案,黃色裝訂長(zhǎng)期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質(zhì)的和經(jīng)濟(jì)角度考慮,對(duì)較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁(yè)以內(nèi)的文件可采用膠水粘貼.

第三步 排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的一級(jí)類目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類方案的一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間,重要程度等排列.會(huì)議文件,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列".這里的"一級(jí)類目",是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在的一級(jí)類目,例如按照"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"分類,"機(jī)構(gòu)"即為一級(jí)類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為一級(jí)類目.

事由(即問(wèn)題)可根據(jù)范圍的大小來(lái)確定.具體方法有:

(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個(gè)作者,一個(gè)問(wèn)題(即同一事由)的文件,就按時(shí)間先后順序排.例如財(cái)務(wù)管理工作文件,工會(huì)工作文件等.

(二) 不同事由的歸檔文件排列.

1,按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列,所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡(jiǎn)單,更適用于實(shí)行"隨辦隨歸"的機(jī)關(guān).一個(gè)作者,幾個(gè)問(wèn)題的文件,就先按問(wèn)題后按時(shí)間排列.

2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如會(huì)議文件可將會(huì)議通知,開(kāi)幕詞,閉幕詞,工作報(bào)告,代表提案,大會(huì)決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計(jì)劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面,其他材料排在后面.

3,按事由具有的共同屬性分別集中排列

(1) 一個(gè)事由,幾個(gè)作者,先按作者,再按時(shí)間排列.例如人事工作文件,可以將機(jī)構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱評(píng)定,勞資,出國(guó)審查等問(wèn)題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.

(2) 一個(gè)事由,幾個(gè)單位,可先按單位,再按時(shí)間排列.例如基層上報(bào)的工作總結(jié),統(tǒng)計(jì),年報(bào)和名冊(cè)等.

(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復(fù))——報(bào)告——調(diào)查旁證——個(gè)人交待材料等順序排.

對(duì)具有保存價(jià)值,且又沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說(shuō)明.

第四步 編號(hào)

歸檔文件編號(hào),是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào),并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類,排列這些系統(tǒng)化工作的成果.通過(guò)編號(hào),使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)實(shí)體存取提供了條件.

(一) 歸檔章的項(xiàng)目

歸檔章式樣(應(yīng)為六個(gè)空格,下圖為示例):

全宗號(hào)

年度

室編件號(hào)

歸檔機(jī)構(gòu)

保管期限

館編件號(hào)

全宗號(hào):是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.

目前我校檔案共劃分為五個(gè)全宗,代碼分別為:長(zhǎng)沙交通學(xué)院1號(hào),長(zhǎng)沙電力學(xué)院2號(hào),湖南輕工業(yè)高等專科學(xué)校3號(hào),湖南省水利水電學(xué)校4號(hào),長(zhǎng)沙理工大學(xué)5號(hào).

年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件

的年度.以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2003年,不能簡(jiǎn)化寫(xiě)成"03",而應(yīng)寫(xiě)成"2003".

3,保管期限:是指機(jī)關(guān)文書(shū),業(yè)務(wù)部門(mén)或檔案部門(mén)在整理歸檔文件時(shí),按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為,長(zhǎng)期,短期.可簡(jiǎn)稱為"永","長(zhǎng)","短",也可用"Y","C","D"填寫(xiě).

4,件號(hào):即歸檔文件的排列順序號(hào).它是歸檔文件在分類方案中一級(jí)類目的排列順序號(hào).它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí).件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種.

我校室編件號(hào)有兩種方式:

一是按機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類的(黨群,行政等類),即采用"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"進(jìn)行分類的,室編件號(hào)應(yīng)在同一年度,同一機(jī)構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào).例如:組織部2003年形成的,長(zhǎng)期,短期3個(gè)保管期限的歸檔文件,編號(hào)后形成3個(gè)流水號(hào),即的從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水件號(hào),長(zhǎng)期的從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水件號(hào),短期的也從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水件號(hào).當(dāng)然,也有同一機(jī)構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的材料劃分為不同類別的,則先按類別分類,再按機(jī)構(gòu),保管期限排列.例如:黨政辦公室產(chǎn)生的材料,應(yīng)先按黨群,行政分類,再按機(jī)構(gòu),保管期限排列.

二是按分類方案的某一級(jí)類目進(jìn)行分類歸檔的(教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會(huì)等類),即采用"年度——類目——保管期限"分類的,室編件號(hào)應(yīng)在一級(jí)類目?jī)?nèi),按同一年度,同一機(jī)構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào).例如:①教學(xué)和科研類(其中綜合類除外)在三級(jí)類目?jī)?nèi)編制件號(hào);②其余各類(包括所有綜合類)均在二級(jí)類目?jī)?nèi)編制件號(hào);③財(cái)會(huì)類例外,先按歸檔機(jī)構(gòu)排列,然后在二級(jí)類目?jī)?nèi)先按,長(zhǎng)期,短期排列后再編制一個(gè)流水件號(hào).例:教務(wù)處2003年教學(xué)計(jì)劃,學(xué)籍變更材料等,分別劃在2個(gè)三級(jí)類目中,應(yīng)在這2個(gè)類目中按其保管期限的劃分,編制或長(zhǎng)期件號(hào),均從"1"開(kāi)始編流水件號(hào).

5,歸檔機(jī)構(gòu):即檔案形成部門(mén).

6,館編件號(hào):由檔案館根據(jù)進(jìn)館檔案的類別和保管期限編制.

(二) 蓋歸檔章的要求

1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.

2,填寫(xiě)歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.

3,改進(jìn)蓋歸檔章的方法.搞好兩個(gè)結(jié)合:一是與機(jī)關(guān)內(nèi)外收發(fā)文程序結(jié)合,在收文尚未流轉(zhuǎn),辦理前,就由收發(fā)部門(mén)在文件的首頁(yè)上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領(lǐng)導(dǎo)批示等占用蓋章位置.二是與推行文書(shū)處理部門(mén)歸檔制度結(jié)合,給每一個(gè)部門(mén)分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門(mén)的兼職檔案人員加蓋空白

紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：

1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測(cè)量檔案室的溫度、濕度等。

2、避免光照對(duì)檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對(duì)檔案造成損壞。

3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時(shí)處理。

紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個(gè)人或事的一個(gè)過(guò)程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無(wú)酸紙制作，可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。

檔案盒是企業(yè)定制的廣告物料之一，企業(yè)在很多場(chǎng)合都會(huì)需要檔案盒，今天易哥就來(lái)說(shuō)說(shuō)檔案盒的材質(zhì)和特點(diǎn)，廢話不多說(shuō)上干貨！

1、進(jìn)口無(wú)酸牛皮紙：純木漿紙，紋理細(xì)膩有質(zhì)感，紙質(zhì)硬度堅(jiān)挺、韌性好，適合長(zhǎng)期保存文件使用。

2、國(guó)產(chǎn)無(wú)酸牛皮紙：無(wú)酸材質(zhì)牛皮紙，顏色偏白，硬度好，柔韌性大，適合長(zhǎng)期保存文件使用。

3、復(fù)合牛皮紙：復(fù)合牛皮紙，顏色偏紅褐色，適合短期存放文件使用。

檔案盒特點(diǎn)：采用高清印刷，字跡清晰，傳統(tǒng)工藝印刷清晰，邊緣鋒利。棱角分明，膠制層壓工藝模切成型。配有彈力拉繩和優(yōu)質(zhì)象牙扣，便于文件存儲(chǔ)操作方便?？蓵?shū)寫(xiě)分類，脊背可書(shū)寫(xiě)文件分類更加有條理。