檔案人員崗位制度

一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.

二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統(tǒng).

三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.

四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.

五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.

六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質和損壞的檔案及時采取補救措施.

七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.

八,嚴禁帶無關人員進入檔案室,離開檔案室須關門窗.

九,檔案工作人員調離崗位時,應將工作有關內容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.

十,檔案室人員平時應注意學習有關檔案業(yè)務知識,提高自身素質.

檔案借閱制度

一,本校各業(yè)務部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經校領導批準后,方可查閱;

二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團級以上單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱;

三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經學校分管領導批準,并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);

四,查閱檔案單位和個人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責任;

五,閱檔時,應保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴禁吸煙,確保;

六,因工作需要調離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調動手續(xù).

檔案的保管是一個重要過程，紙質檔案雖然容易損壞但也有它自身的應用價值，所以也一直被人們使用。但由于紙質檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復雜，所以需要具有相關知識的人員專門對紙質檔案進行歸類和保管。

我們先來看看哪些因素會影響紙質檔案的存放，需要我們注意哪些事項。強光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發(fā)霉。紙質檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因為溫度過高會使紙中的分子活躍，使紙質檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環(huán)境，對檔案的造成威脅。

空氣中的灰塵也會對檔案紙造成破壞，灰法吸附到紙張上，時間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時，還會對對紙張的保存造成威脅。

紙質檔案如何進行有效的保管方法：

1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風換氣，使檔案室保持干燥，并經常測量檔案室的溫度、濕度等。

2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質檔案放在強光處，重要的檔案更要特別進行保管，應放在暗處通風的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。

3、檔案保管人員應定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進入檔案室內。定期對檔案進行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應及時處理。

紙質檔案的保管應認真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應采取相應的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質檔案的保管存放，可以使用檔案盒進行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質。