立卷歸檔制度
一,學(xué)校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔,集中管理,便于利用;
二,學(xué)校全部檔案應(yīng)視為一個(gè)整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學(xué)校各處室兼管檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本處室應(yīng)歸檔材料的收集和整理工作,確保學(xué)校檔案材料,完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng),并及時(shí)向檔案室辦理交接手續(xù);
四,檔案員負(fù)責(zé)全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時(shí)對各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查,保證學(xué)校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時(shí)做好收集工作基礎(chǔ)上,及時(shí)對檔案進(jìn)行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應(yīng)檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
歸檔文件整理工作步驟
步 分類
我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機(jī)構(gòu)分類法,教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會類等按類目分類法.
我校原則上采用:年度——機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目——保管期限分類法
機(jī)構(gòu)分類法,是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件的分類,它主要針對黨群,行政類檔案.
模式:年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法
示例:2003年,校長辦公室,,長期,短期
即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類,再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類,這種分類方法運(yùn)用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫房排架時(shí),每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架,不必預(yù)先留空,也避免了倒架,庫房管理非常方便.同時(shí),可將一個(gè)年度同一機(jī)構(gòu)形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實(shí)體查閱.此方法特別適用于推行部門整理歸檔的單位.
采用機(jī)構(gòu)分類法能地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時(shí),由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某些方面的職能和任務(wù),按機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對于現(xiàn)行機(jī)關(guān),在文件由各機(jī)構(gòu)分工整理(即原來推行的文書處理部門立卷)的情況下,每個(gè)機(jī)構(gòu)向檔案館移交的歸檔文件,就自然構(gòu)成一類,使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計(jì)大大簡化.
1,采用機(jī)構(gòu)分類,一般來說,有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè),機(jī)構(gòu)名稱就是類名.采用機(jī)構(gòu)分類法,原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中.有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu);②以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件,則歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中;③業(yè)務(wù)部門起草,以機(jī)關(guān)辦公室名義發(fā)出的,如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù),則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草發(fā)文的機(jī)構(gòu)內(nèi).
2,機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu),應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時(shí)臨時(shí)機(jī)構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合并辦公,并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu),那么形成的文件應(yīng)歸入內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中;如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及兩個(gè)以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu),則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容,數(shù)量多少等,由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類方法.
3,各職能機(jī)構(gòu)下又設(shè)機(jī)構(gòu)的,一般應(yīng)選擇職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類;業(yè)務(wù)獨(dú)立性強(qiáng),職能重要的,也可選擇職能機(jī)構(gòu)的下設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類.
類目分類法,是根據(jù)各業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的不同類別,不同項(xiàng)目的歸檔文件的分類,它主要針對教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會類檔案.
模式:年度——類目——保管期限
示例:a,2003年,教學(xué)類研究生教育中的學(xué)位,永,長,短
b,2003年,基建類第18項(xiàng)工程,永,長,短
即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按類目(即類別或項(xiàng)目)分類,再在類別或項(xiàng)目下面按保管期限分類.
第二步 裝訂
歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.
1,裝訂前,對破損的文件進(jìn)行修復(fù)以延長其壽命.修復(fù)主要針對一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進(jìn)行修補(bǔ)和托裱.
2,復(fù)制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制.比如傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔.復(fù)印時(shí),墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且采用單面復(fù)印.
3,對某些特殊超大的紙張(報(bào)表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡單,但要注意盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁數(shù)較多時(shí),宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.
4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書釘,曲別針等.但對于15年以內(nèi)的短期文件可以不拆釘.
5,裝訂時(shí),正本在前,定稿在后,來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后,再將"件"內(nèi)各頁按一定的方式對齊,便于日后翻閱利用.一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左,上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左,下側(cè)對齊;采用線裝的,對齊右邊和下沿.
為了盡量降低成本,簡便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂保存的檔案,黃色裝訂長期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質(zhì)的和經(jīng)濟(jì)角度考慮,對較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁以內(nèi)的文件可采用膠水粘貼.
第三步 排列
歸檔文件的排列是指在分類方案的一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類方案的一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間,重要程度等排列.會議文件,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列".這里的"一級類目",是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在的一級類目,例如按照"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"分類,"機(jī)構(gòu)"即為一級類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為一級類目.
事由(即問題)可根據(jù)范圍的大小來確定.具體方法有:
(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個(gè)作者,一個(gè)問題(即同一事由)的文件,就按時(shí)間先后順序排.例如財(cái)務(wù)管理工作文件,工會工作文件等.
(二) 不同事由的歸檔文件排列.
1,按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列,所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡單,更適用于實(shí)行"隨辦隨歸"的機(jī)關(guān).一個(gè)作者,幾個(gè)問題的文件,就先按問題后按時(shí)間排列.
2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如會議文件可將會議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報(bào)告,代表提案,大會決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計(jì)劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面,其他材料排在后面.
3,按事由具有的共同屬性分別集中排列
(1) 一個(gè)事由,幾個(gè)作者,先按作者,再按時(shí)間排列.例如人事工作文件,可以將機(jī)構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱評定,勞資,出國審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.
(2) 一個(gè)事由,幾個(gè)單位,可先按單位,再按時(shí)間排列.例如基層上報(bào)的工作總結(jié),統(tǒng)計(jì),年報(bào)和名冊等.
(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復(fù))——報(bào)告——調(diào)查旁證——個(gè)人交待材料等順序排.
對具有保存價(jià)值,且又沒有及時(shí)歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.
第四步 編號
歸檔文件編號,是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號,并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類,排列這些系統(tǒng)化工作的成果.通過編號,使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)實(shí)體存取提供了條件.
(一) 歸檔章的項(xiàng)目
歸檔章式樣(應(yīng)為六個(gè)空格,下圖為示例):
全宗號
年度
室編件號
歸檔機(jī)構(gòu)
保管期限
館編件號
全宗號:是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.
目前我校檔案共劃分為五個(gè)全宗,代碼分別為:長沙交通學(xué)院1號,長沙電力學(xué)院2號,湖南輕工業(yè)高等專科學(xué)校3號,湖南省水利水電學(xué)校4號,長沙理工大學(xué)5號.
年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件
的年度.以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2003年,不能簡化寫成"03",而應(yīng)寫成"2003".
3,保管期限:是指機(jī)關(guān)文書,業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時(shí),按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為,長期,短期.可簡稱為"永","長","短",也可用"Y","C","D"填寫.
4,件號:即歸檔文件的排列順序號.它是歸檔文件在分類方案中一級類目的排列順序號.它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識.件號分為室編件號和館編件號兩種.
我校室編件號有兩種方式:
一是按機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類的(黨群,行政等類),即采用"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"進(jìn)行分類的,室編件號應(yīng)在同一年度,同一機(jī)構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個(gè)流水號.例如:組織部2003年形成的,長期,短期3個(gè)保管期限的歸檔文件,編號后形成3個(gè)流水號,即的從"1"開始編一個(gè)流水件號,長期的從"1"開始編一個(gè)流水件號,短期的也從"1"開始編一個(gè)流水件號.當(dāng)然,也有同一機(jī)構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的材料劃分為不同類別的,則先按類別分類,再按機(jī)構(gòu),保管期限排列.例如:黨政辦公室產(chǎn)生的材料,應(yīng)先按黨群,行政分類,再按機(jī)構(gòu),保管期限排列.
二是按分類方案的某一級類目進(jìn)行分類歸檔的(教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財(cái)會等類),即采用"年度——類目——保管期限"分類的,室編件號應(yīng)在一級類目內(nèi),按同一年度,同一機(jī)構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個(gè)流水號.例如:①教學(xué)和科研類(其中綜合類除外)在三級類目內(nèi)編制件號;②其余各類(包括所有綜合類)均在二級類目內(nèi)編制件號;③財(cái)會類例外,先按歸檔機(jī)構(gòu)排列,然后在二級類目內(nèi)先按,長期,短期排列后再編制一個(gè)流水件號.例:教務(wù)處2003年教學(xué)計(jì)劃,學(xué)籍變更材料等,分別劃在2個(gè)三級類目中,應(yīng)在這2個(gè)類目中按其保管期限的劃分,編制或長期件號,均從"1"開始編流水件號.
5,歸檔機(jī)構(gòu):即檔案形成部門.
6,館編件號:由檔案館根據(jù)進(jìn)館檔案的類別和保管期限編制.
(二) 蓋歸檔章的要求
1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.
2,填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.
3,改進(jìn)蓋歸檔章的方法.搞好兩個(gè)結(jié)合:一是與機(jī)關(guān)內(nèi)外收發(fā)文程序結(jié)合,在收文尚未流轉(zhuǎn),辦理前,就由收發(fā)部門在文件的首頁上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領(lǐng)導(dǎo)批示等占用蓋章位置.二是與推行文書處理部門歸檔制度結(jié)合,給每一個(gè)部門分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門的兼職檔案人員加蓋空白
一,人事檔案材料,要及時(shí)收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內(nèi)容不向無關(guān)人員談?wù)?泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的無酸紙檔案盒材料;
四,嚴(yán)格履行借閱,查閱檔案手續(xù);
五,查閱檔案時(shí)要注意愛護(hù)本材料,嚴(yán)禁拆散,涂改;
六,采取保護(hù)措施,定時(shí)投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;
二,檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進(jìn)入檔案室.
二,每學(xué)年結(jié)束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時(shí)交檔案室保管.
三,每學(xué)年的文書檔案,人事檔案,照片檔案,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊.
四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙.
三,檔案人員崗位制度
一,認(rèn)真學(xué)習(xí),貫徹和宣傳《檔案法》及其實(shí)施辦法,掌握上級有關(guān)檔案工作方針,政策,認(rèn)真執(zhí)行本校檔案管理各項(xiàng)制度.
二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理確保檔案實(shí)體的齊全,完整和準(zhǔn)確,系統(tǒng).
三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學(xué),組卷合理,保管科學(xué)和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理工作.
六,認(rèn)真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時(shí)采取補(bǔ)救措施.
七,嚴(yán)格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴(yán)禁帶無關(guān)人員進(jìn)入檔案室,離開檔案室須關(guān)門窗.
九,檔案工作人員調(diào)離崗位時(shí),應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認(rèn)真清點(diǎn),核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時(shí)應(yīng)注意學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識,提高自身素質(zhì).
四,立卷歸檔制度
一,學(xué)校形成了各種門類,各種載體的檔案資料按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔,集中管理,便于利用;
二,學(xué)校全部檔案應(yīng)視為一個(gè)整體,按規(guī)定編制本校統(tǒng)一立卷歸檔方案,形成全校檔案資料立卷歸檔體系;
三,學(xué)校各處室兼管檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本處室應(yīng)歸檔材料的收集和整理工作,確保學(xué)校檔案材料,完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng),并及時(shí)向檔案室辦理交接手續(xù);
四,檔案員負(fù)責(zé)全校綜合性檔案資料的歸檔工作,同時(shí)對各處室形成的業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查,保證學(xué)校檔案資料的系統(tǒng)性和完整性;
五,檔案員及各處室兼管檔案人員在平時(shí)做好收集工作基礎(chǔ)上,及時(shí)對檔案進(jìn)行整理,立卷,按年度或常年分類,組卷,登記編號,編制目錄及建立相應(yīng)檢索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的資料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
五,檔案借閱制度
一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團(tuán)級以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫查(借)閱檔案登記冊;外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時(shí)間不超過一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);
四,查閱檔案單位和個(gè)人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫和改變檔案原貌,對丟失和損壞者要追究責(zé)任;
五,閱檔時(shí),應(yīng)保持安靜,自覺遵守查閱秩序,嚴(yán)禁吸煙,確保;
六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動手續(xù).
六,檔案保密制度
一,檔案工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)保密規(guī)定,嚴(yán)守黨和國家機(jī)密,熟悉掌握保密級別具體范圍;
二,借閱機(jī)密檔案時(shí),應(yīng)按照保密規(guī)定,嚴(yán)格履行審批手續(xù);
三,根據(jù)工作需要,凡經(jīng)批準(zhǔn)摘錄,復(fù)制的檔案材料,須經(jīng)檔案人員核對無誤后,加蓋公章,方可交接;
四,任何人不得泄露機(jī)密,對泄密者應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任;銷毀檔案,要嚴(yán)格按制度執(zhí)行,必須有兩人監(jiān)銷,以防泄密;
五,無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入檔案室.
公司主要生產(chǎn)：檔案盒
檔案的保管是一個(gè)重要過程，紙質(zhì)檔案雖然容易損壞但也有它自身的應(yīng)用價(jià)值，所以也一直被人們使用。但由于紙質(zhì)檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復(fù)雜，所以需要具有相關(guān)知識的人員專門對紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類和保管。
我們先來看看哪些因素會影響紙質(zhì)檔案的存放，需要我們注意哪些事項(xiàng)。強(qiáng)光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風(fēng)會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發(fā)霉。紙質(zhì)檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因?yàn)闇囟冗^高會使紙中的分子活躍，使紙質(zhì)檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環(huán)境，對檔案的造成威脅。
空氣中的灰塵也會對檔案紙?jiān)斐善茐?，灰法吸附到紙張上，時(shí)間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時(shí)，還會對對紙張的保存造成威脅。