檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作，我廠設(shè)計(jì)的檔案盒主要針對檔案盒特性不同，對不同的客戶需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，客戶滿意后在進(jìn)行印刷制作，使不同的檔案盒發(fā)揮不同的特性。
本廠檔案主要產(chǎn)品;牛皮紙檔案盒、無酸紙檔案盒、科技檔案盒、會計(jì)檔案盒、文書檔案盒、干部檔案盒、B5干部檔案夾、會計(jì)憑證盒、照片檔案冊、光盤檔案冊、退休人員檔案盒，保險檔案盒，電力檔案盒，電信檔案盒，A4規(guī)格牛皮紙檔案盒，檔案袋、資料袋、文件袋、硬紙板檔案盒，PVC類檔案用品，塑料檔案盒、文件夾及塑料證書、證件等；產(chǎn)品主要采用無酸紙、進(jìn)口紙、國產(chǎn)紙、紙板、PVC材料，以及漆紙，塑膠紙，漆布生產(chǎn)制作。產(chǎn)品封面采用單色印刷，多色印刷，及燙金，絲網(wǎng)刷版等眾多種方式制作，以滿足不同客戶需要。
一,歸檔文件在進(jìn)行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實(shí)體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計(jì)劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間.
6,無落日期的文件要標(biāo)注日期
此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計(jì)劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.
8,臨時機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計(jì)報表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.
(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機(jī)關(guān)的重要文件,上級針對本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報告和調(diào)查研究材料.
(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).
(2) 直屬上級機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實(shí)行的一般性文件材料.
(3) 下級機(jī)關(guān)報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計(jì)報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機(jī)關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.
(2) 上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.
(3) 下級機(jī)關(guān)報送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
企業(yè)在選購檔案盒的時候都很關(guān)心塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒的區(qū)別，經(jīng)常來電咨詢塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒哪種比較好？價格怎樣？今日文具這次來為大家解答一下塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒哪種比較好？
檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。檔案盒應(yīng)用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計(jì)檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實(shí)物檔案盒。牛皮紙檔案盒是檔案裝訂管理中常用的檔案盒類型。
牛皮紙檔案盒分為：無酸紙檔案盒和進(jìn)口紙檔案盒，無酸紙檔案盒是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型，由于其不含酸性，對檔案有防蟲，防霉的特性，同時對檔案的長期保持是比較好的，常用的無酸紙檔案盒為680克制作的比較多；進(jìn)口牛皮紙檔案盒，采用的是進(jìn)口牛皮紙，由于進(jìn)口紙采用的純木漿制作，進(jìn)口紙檔案盒的紙質(zhì)更加堅(jiān)挺、而且有良好的韌性，同時對檔案保存也是比較好的。
從檔案保護(hù)的目的出發(fā)，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。今日文具整理了各類檔案盒尺寸要求及封面項(xiàng)目填寫方法，僅供大家參考，有任何問題敬請留言。
《歸檔文件整理規(guī)則》中檔案盒相關(guān)規(guī)定：
1、檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等
2 、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
檔案盒
3、檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。