活動策劃如何確定主題

1、根據(jù)特殊時間節(jié)點確定活動主題

借用時間節(jié)點做活動是常見的理由，往往可以形成周期性的活動,如法定節(jié)假日、紀(jì)念日、周年等。適用活動類型:公司年會,品牌周年紀(jì)念活動,學(xué)術(shù)年會,行業(yè)年會,五一等活動。

特點:活動周期具有規(guī)律性,容易給客戶留下印象。但是,公共節(jié)假日活動過于泛濫,倘若不能別出新意鶴立雞群,那就難免沉于流俗了。

2、 根據(jù)產(chǎn)品或企業(yè)動態(tài)確定活動主題

利用產(chǎn)品、企業(yè)新動態(tài)做活動，可以不受時間、季節(jié)的影響，靈活運用可以達到很好的品牌宣傳效果。適用活動類型:新聞發(fā)布會、新產(chǎn)品發(fā)布會、經(jīng)銷會等。

特點:需要策劃人員對產(chǎn)品、企業(yè)有深入的理解,能夠抓住客戶的興趣點引導(dǎo)、組織。

3、根據(jù)熱門事件/熱點確定活動主題

熱點所在,眼球所向,都是的活動噱頭。社會熱點、科技熱點、娛樂熱點以及各個行業(yè)的熱點概念,都可以轉(zhuǎn)化為活動所用,也就是“借勢”。適用活動類型:主要用于專業(yè)性質(zhì)的會議活動,如醫(yī)藥行業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療"活動。

特點:有所為有所不為,追熱點需要掌握尺度,有一些熱點帶來的效果可能會適得其反。

4、通過聯(lián)合舉辦確定活動主題

這種一般會與前三種相結(jié)合,但僅有自身的獨特性。利用多個足夠影響力的主、承辦方或聯(lián)合主辦方,強強聯(lián)合,擴大活動的影響力,建立在合作關(guān)系的基礎(chǔ)之上。適用活動類型:多用于同- -行業(yè)不同細分領(lǐng)域的主辦方，且活動規(guī)模一般較大。

特點:多方共同參與必然使溝通成本上升,容易暴露出更多的問題，因此務(wù)必雙方合作無間,協(xié)力完成。

會議服務(wù)需要做好哪些工作

１、及時對接督查

監(jiān)督檢查是保證會議工作順利進行的重要組成部分。在會議的初步組織和籌備中，我們將根據(jù)工作情況適時召開工作組會議和交換會議。控制工作任務(wù)和工作流程，執(zhí)行每個小組的工作進度。協(xié)調(diào)解決工作中的困難和問題。在長時間的大型會議活動中，我們每天召開工作組會議，及時與工作情況溝通，對第二天的工作進行抽查，檢查遺漏和補充，確保沒有遺漏；

２、搞好跟蹤服務(wù)

在會議服務(wù)的工作中，我們把會后跟蹤服務(wù)作為整個會議服務(wù)工作的主要內(nèi)容之一，組織成工作過程，明確職責(zé)分工。在會議工作中，在實施領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓名單時，我們力求明確會議期間每位領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓的活動安排，并事先詢問與會者是否需要預(yù)訂機票和門票，提供車輛，更新房間，以及其他相關(guān)服務(wù)。需要后續(xù)服務(wù)來安排專門的跟蹤服務(wù)，以確保會議服務(wù)不會變得不切實際；

３、繪制工作流程

會議服務(wù)水平體現(xiàn)在細節(jié)上，為了保證會議組織的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)清晰、易操作，我們對會議工作任務(wù)進行了詳細的分解、量化和細化。繪制整個會議的工作流程和詳細的工作。明確各項工作任務(wù)和目標(biāo)的任務(wù)要求、完成時間、承建商。工作規(guī)則和程序分發(fā)給工作組和工作人員。各工作組和會議人員根據(jù)整個工作流程、工作流程圖。

４、加強會前查驗

會議前檢查是確保會議組織不出錯的重要步驟，會議前檢查主要包括會議現(xiàn)場檢查和相關(guān)工作對接。為現(xiàn)場檢查，我們打印了服務(wù)檢查的時間表。檢查內(nèi)容分為領(lǐng)導(dǎo)審核、座位安排核實、資料備份、新聞報道安排等２２個項目，每個項目都要正確核對，然后由負責(zé)人簽字，以確保組織中沒有錯誤。會議和服務(wù)。工作聯(lián)系的核實主要是在主題會議后核實相關(guān)活動和服務(wù)的執(zhí)行情況。會議結(jié)束后，如果有一次參觀活動的會議，核實車輛調(diào)度和車輛維修人員的情況；會后，將召開團體照片任務(wù)會議，現(xiàn)場施工、座位安排和安排；

５、制定詳細方案

科學(xué)細致的工作計劃是做好會議工作的基礎(chǔ)，每次接到會議任務(wù)，都要根據(jù)會議的主題和時間表認真研究會議工作，制定會議工作計劃。并根據(jù)會議規(guī)格、人員數(shù)量、日程安排，設(shè)立相應(yīng)的工作組，明確各組的職責(zé)劃分。

影響會議服務(wù)質(zhì)量的因素

１、會議臺、椅、臺布、杯具

會議臺、椅是否堅固、舒適，臺布是否整潔無破損、杯具是否潔凈無缺口等都會在一定程度上影響會議服務(wù)質(zhì)量；

２、服務(wù)技能與技巧

服務(wù)員對音響等設(shè)備的操作技能以及在會議過程中的服務(wù)技能與技巧，是能直接體現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的因素之一；

３、會議室內(nèi)部結(jié)構(gòu)及裝修風(fēng)格

能在某種程度上提升會議的檔，滿足的心理上的要求。如明的客戶對會議室的高度、燈具或地毯顏色等都會有特殊的要求；

４、音響及視聽設(shè)備

現(xiàn)在各酒店的會議室基本都配備了有線、無線麥克風(fēng)、電腦、投影儀等設(shè)備，但這些設(shè)的質(zhì)量在很大程度上決定著會議服務(wù)質(zhì)量，試想如果在會議進行中，麥克風(fēng)發(fā)生嘯叫或投影儀投不出圖像，這次會議的效果可想 而知。

５、衛(wèi)生

包括會場內(nèi)及會場周邊的環(huán)境衛(wèi)生、服務(wù)人員的個人衛(wèi)生等。當(dāng)大家從整潔的會場外步入整潔的會場內(nèi)，見到的是身著干凈的工服、梳磁卡整齊的頭發(fā)、面還微笑的服務(wù)員時，定會留下良好的印象；

大型會議活動策劃的環(huán)節(jié)

１、策劃

我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮h回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ)。

２、咨詢

在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

３、考察

在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

４、確定

這個時間需要的是耐心與細致－－我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

５、執(zhí)行

嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

６、結(jié)算

雙方財務(wù)人員認真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。