會(huì)議服務(wù)需要做好哪些工作

１、及時(shí)對(duì)接督查

監(jiān)督檢查是保證會(huì)議工作順利進(jìn)行的重要組成部分。在會(huì)議的初步組織和籌備中，我們將根據(jù)工作情況適時(shí)召開工作組會(huì)議和交換會(huì)議?？刂乒ぷ魅蝿?wù)和工作流程，執(zhí)行每個(gè)小組的工作進(jìn)度。協(xié)調(diào)解決工作中的困難和問題。在長時(shí)間的大型會(huì)議活動(dòng)中，我們每天召開工作組會(huì)議，及時(shí)與工作情況溝通，對(duì)第二天的工作進(jìn)行抽查，檢查遺漏和補(bǔ)充，確保沒有遺漏；

２、搞好跟蹤服務(wù)

在會(huì)議服務(wù)的工作中，我們把會(huì)后跟蹤服務(wù)作為整個(gè)會(huì)議服務(wù)工作的主要內(nèi)容之一，組織成工作過程，明確職責(zé)分工。在會(huì)議工作中，在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓名單時(shí)，我們力求明確會(huì)議期間每位領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓的活動(dòng)安排，并事先詢問與會(huì)者是否需要預(yù)訂機(jī)票和門票，提供車輛，更新房間，以及其他相關(guān)服務(wù)。需要后續(xù)服務(wù)來安排專門的跟蹤服務(wù)，以確保會(huì)議服務(wù)不會(huì)變得不切實(shí)際；

３、繪制工作流程

會(huì)議服務(wù)水平體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上，為了保證會(huì)議組織的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)清晰、易操作，我們對(duì)會(huì)議工作任務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的分解、量化和細(xì)化。繪制整個(gè)會(huì)議的工作流程和詳細(xì)的工作。明確各項(xiàng)工作任務(wù)和目標(biāo)的任務(wù)要求、完成時(shí)間、承建商。工作規(guī)則和程序分發(fā)給工作組和工作人員。各工作組和會(huì)議人員根據(jù)整個(gè)工作流程、工作流程圖。

４、加強(qiáng)會(huì)前查驗(yàn)

會(huì)議前檢查是確保會(huì)議組織不出錯(cuò)的重要步驟，會(huì)議前檢查主要包括會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)檢查和相關(guān)工作對(duì)接。為現(xiàn)場(chǎng)檢查，我們打印了服務(wù)檢查的時(shí)間表。檢查內(nèi)容分為領(lǐng)導(dǎo)審核、座位安排核實(shí)、資料備份、新聞報(bào)道安排等２２個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目都要正確核對(duì)，然后由負(fù)責(zé)人簽字，以確保組織中沒有錯(cuò)誤。會(huì)議和服務(wù)。工作聯(lián)系的核實(shí)主要是在主題會(huì)議后核實(shí)相關(guān)活動(dòng)和服務(wù)的執(zhí)行情況。會(huì)議結(jié)束后，如果有一次參觀活動(dòng)的會(huì)議，核實(shí)車輛調(diào)度和車輛維修人員的情況；會(huì)后，將召開團(tuán)體照片任務(wù)會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)施工、座位安排和安排；

５、制定詳細(xì)方案

科學(xué)細(xì)致的工作計(jì)劃是做好會(huì)議工作的基礎(chǔ)，每次接到會(huì)議任務(wù)，都要根據(jù)會(huì)議的主題和時(shí)間表認(rèn)真研究會(huì)議工作，制定會(huì)議工作計(jì)劃。并根據(jù)會(huì)議規(guī)格、人員數(shù)量、日程安排，設(shè)立相應(yīng)的工作組，明確各組的職責(zé)劃分。

商務(wù)會(huì)議策劃的基本要素

１、會(huì)議名稱

商務(wù)會(huì)議策劃名稱可以反映會(huì)議的基本信息。一般來說，它可以由以下幾個(gè)方面組成：會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)，會(huì)議主題，會(huì)議類型，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議范圍，會(huì)議規(guī)賣和參與對(duì)象等，會(huì)議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言表述。商務(wù)會(huì)議策劃不僅用于會(huì)議的“會(huì)議通知”，使參加者對(duì)會(huì)議有一個(gè)好的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)備，而且用于商務(wù)會(huì)議策劃的宣傳和擴(kuò)大會(huì)議的效果。

大中型會(huì)議的名稱做成橫幅和標(biāo)語，作為會(huì)議的標(biāo)志，放置在商務(wù)會(huì)議策劃場(chǎng)地的前面或后面，稱為“標(biāo)志”。標(biāo)識(shí)必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當(dāng)或不合理而引起誤解。

２、會(huì)議議題

商務(wù)會(huì)議策劃的主題是會(huì)議根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定和討論或解決的問題。這是會(huì)議活動(dòng)的一個(gè)基本要素。商務(wù)會(huì)議策劃的主題往往必須反映會(huì)議的目的和會(huì)議的主題。通常有兩種情況產(chǎn)生話題：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定：另一種是秘書是經(jīng)過調(diào)查研究后反饋給領(lǐng)導(dǎo)的反饋，綜合信息，然后由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)決定。

商務(wù)會(huì)議策劃在一些主要的代表會(huì)議，首先由大會(huì)秘書處的代表提出“建議“，然后提交經(jīng)濟(jì)及局審查和批準(zhǔn)，可以成為商務(wù)會(huì)議策劃的議程。會(huì)議的主題應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，以確保與會(huì)者能夠充分討論和表達(dá)他們的意見，并確保有效利用時(shí)間。

會(huì)議參會(huì)人員以下技巧安排每次會(huì)議的主題：一個(gè)主要主題和一個(gè)或兩個(gè)小主題。（二）同時(shí)將性質(zhì)相似的議題提交會(huì)議討論。（３）妥善準(zhǔn)備多項(xiàng)后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利及時(shí)間充裕的情況下作進(jìn)一步討論。

３、會(huì)議時(shí)間

需要注意的是商務(wù)會(huì)議策劃的會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議時(shí)間和會(huì)期兩方面。選擇合適的時(shí)間組合和安排合適的會(huì)議時(shí)間對(duì)整個(gè)會(huì)議的效率有重要影響。因此，會(huì)議時(shí)間的選擇和會(huì)議時(shí)間的長短是商務(wù)會(huì)議策劃中必須考慮的重要因素。

（１）會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。一般來說，需要考慮以下幾個(gè)方面：１是否適合會(huì)議組織者完成所有準(zhǔn)備工作。 ２是否方便參加者，特別是會(huì)議的核心人物參加。 ３會(huì)議期間的自然因素。例如，當(dāng)?shù)丶竟?jié)性氣候的變化，盡量避免在氣候變化的季節(jié)和地區(qū)聚集。

（２）會(huì)議時(shí)間通常是指整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間長度。會(huì)議可以短或長，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時(shí)、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長度，應(yīng)考慮以下因素：１）主題的數(shù)量。（２）議程簡繁。（３）彈性適中。對(duì)于較長的療程，應(yīng)適當(dāng)安排時(shí)間間隔。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)會(huì)議所需的時(shí)間，在商務(wù)會(huì)議策劃中明確規(guī)定，及時(shí)通知與會(huì)人員，以便與會(huì)人員有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。

４、會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)是指舉行會(huì)議的地點(diǎn)，也可以特指舉行會(huì)議的地點(diǎn)。為使會(huì)議產(chǎn)生預(yù)期效果，應(yīng)考慮場(chǎng)地面積、交通條件、服務(wù)水平以及環(huán)境和設(shè)備的適宜性等因素，取決于會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模。就重要會(huì)議而言，在選擇地點(diǎn)時(shí)必須考慮到這些會(huì)議的政治影響或經(jīng)濟(jì)影響。

一般來說，選擇專業(yè)場(chǎng)地會(huì)省下不少麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場(chǎng)地的租金也會(huì)較昂貴。商務(wù)會(huì)議策劃者應(yīng)執(zhí)行會(huì)議次數(shù)，確定租用時(shí)間，并結(jié)合自己的會(huì)議預(yù)算。選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)。

大型會(huì)議活動(dòng)策劃的環(huán)節(jié)

１、策劃

我們提供會(huì)展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、?huì)議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會(huì)議的基礎(chǔ)。

２、咨詢

在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會(huì)議型酒店、餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)議交通流程、接待流程等。

３、考察

在雙方進(jìn)一步取得互信后，我們會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍?huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

４、確定

這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致－－我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

５、執(zhí)行

嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

６、結(jié)算

雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

策劃促銷活動(dòng)的方法步驟

１、明確促銷活動(dòng)目的

在做促銷活動(dòng)方案的時(shí)候，一定要了解促銷的目的是什么，是為了宣傳產(chǎn)品，拉攏客戶，還是要提升品牌的知名度。

２、了解促銷對(duì)象需求

只有了解促銷活動(dòng)的對(duì)象需求，你的活動(dòng)方案內(nèi)容才會(huì)有側(cè)重點(diǎn)，也能夠從他們的角度出發(fā)，做好活動(dòng)的策劃方向。

３、同行市場(chǎng)調(diào)研

同行市場(chǎng)的數(shù)據(jù)調(diào)研，也應(yīng)該是促銷活動(dòng)方案的一個(gè)重點(diǎn)，只有了解同行的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，學(xué)習(xí)他們的促銷思路，這樣對(duì)于自己的活動(dòng)方案也是有幫助的。

４、促銷活動(dòng)商品規(guī)劃

在促銷活動(dòng)中，對(duì)于促銷商品的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，也應(yīng)該有考慮，不同的商品促銷規(guī)劃，也是應(yīng)該提前做好設(shè)計(jì)的。

５、促銷活動(dòng)方案預(yù)算

既然是做活動(dòng)，也就應(yīng)該有一定的預(yù)算，從人員成本到活動(dòng)場(chǎng)面設(shè)計(jì)布置，都應(yīng)該有一定的預(yù)算和目標(biāo)。

６、促銷活動(dòng)方案的前期規(guī)劃

促銷活動(dòng)方案的前期規(guī)劃直接影響了促銷活動(dòng)的成敗，只有充分的做好詳細(xì)的方案規(guī)劃，確保方案的可行性，這樣才能夠真正地幫助達(dá)到促銷活動(dòng)的意義，提升促銷活動(dòng)方案的價(jià)值。